Potrącenia z wynagrodzenia w księgach rachunkowych

Bez względu na rodzaj zawartej umowy – wydatki poniesione na wynagrodzenia mogą zwiększać pulę ponoszonych kosztów podatkowych. Ponadto, zarówno przy wynagrodzeniach wypłacanych w oparciu o umowę o pracę, jak i umowę zlecenie, potrącane są różnego rodzaju składki ZUS, podatki czy inne.

Co do zasady, kosztami podatkowymi są wydatki, które zostały poniesione w celu uzyskania przychodu, zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu, pod warunkiem, że nie zostały wymienione w art. 23 ustawy o PIT, który jest katalogiem kosztów bezwzględnie wyłączonych z kosztów uzyskania przychodu. Wynagrodzenia pracowników mają związek z prowadzoną działalnością i tym samym przyczyniają się do uzyskania przychodu. Natomiast, aby mogły być ujęte w kosztach podatkowych, musi zostać spełniony dodatkowy warunek. W myśl art. 23 ust. 1 pkt 55 ustawy o PIT – kosztem podatkowym nie może być niewypłacone wynagrodzenie.

Co do zasady, wynagrodzenia pracownicze podlegają ochronie, co oznacza, że pracodawca może dokonywać potrąceń z wynagrodzenia bez zgody pracownika tylko w ściśle określonych sytuacjach i granicach wyznaczonych przepisami prawa. Niezastosowanie się do tych zasad i dokonywanie przez pracodawcę bezpodstawnych potrąceń bez zgody pracownika z innych tytułów niż przewidziane przepisami Kodeksu pracy, stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika i jest zagrożone wysokimi grzywnami.

Rodzaje potrąceń i ich limity

Kwestie związane z potrąceniami reguluje art. 87 Kodeksu pracy, który przedstawia zamknięty katalog wszystkich możliwych należności, które pracodawca nie tylko powinien, ale jest zobowiązany potrącić pracownikowi z jego wynagrodzenia, bez konieczności uzyskania jego zgody. Z wynagrodzenia brutto możliwe jest wykonanie potrącenia w pełnej wysokości kwot, które wypłacone zostały w poprzednim terminie płatności za okres nieobecności w pracy, za który pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia w myśl art. 87§ 7 Kodeksu pracy. Umożliwia to pracodawcy odzyskanie nadpłaty spowodowanej chorobą, urlopem bezpłatnym czy udziałem w strajku.

Warto pamiętać, że takie potrącenie jest możliwe jedynie w najbliższym terminie wypłaty przypadającym bezpośrednio po tej, w której wystąpiła nadpłata (nie będzie zatem możliwe rozłożenie takiego potracenia bez zgody pracownika na raty i dokonywanie go podczas kilku kolejnych wypłat).

Pozostałe potrącenia dokonywane są z wynagrodzenia netto, a więc po odliczeniu należnych składek na ubezpieczenia społeczne oraz zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Art. 87 § 1 KP określa zarówno rodzaje należności, które pracodawca ma obowiązek potrącać z wynagrodzenia pracownika, natomiast § 2 określa ich kolejność, w jakiej pracodawca powinien dokonywać potrąceń. Jest to niezwykle ważne w szczególności, gdy zachodzi konieczność zaspokojenia kilku wierzycieli jednocześnie. W związku z tym, wynagrodzenie za pracę może zostać pomniejszone przez pracodawcę tylko o następujące należności:

( 1 ) Sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych

Świadczenia alimentacyjne (m.in. alimenty na dzieci, rodziców, małżonków i różnego rodzaju renty o charakterze alimentacyjnym) stanowią w myśl Kodeksu pracy najbardziej uprzywilejowaną grupę należności, z tego powodu potrącenia te dokonuje się w pierwszej kolejności. Potrącanie sum na zaspokajanie należności alimentacyjnych dokonywane jest w trybie postępowania egzekucyjnego, czyli za pośrednictwem komornika albo bez takiego postępowania. Wówczas wierzyciel może po uzyskaniu tytułu wykonawczego sam zwrócić się z wnioskiem do pracodawcy o dokonywanie potrąceń, przedstawiając tytuł wykonawczy. Pracodawca nie będzie mógł jednak tego uczynić, jeżeli:

→ świadczenia są należne kilku wierzycielom, a łączna ich suma możliwa do potrącenia – nie wystarcza na zaspokojenie całości roszczeń;

→ wynagrodzenie za wykonaną pracę zostało zajęte przez komornika w trybie egzekucji sądowej albo administracyjnej przez naczelnika urzędu skarbowego czy dyrektora oddziału ZUS.