Inwentaryzacja środków trwałych może się wiązać z trudnościami na każdym jej etapie. Trudności te wynikają często z różnych zaniechań oraz uproszczeń stosowanych na przestrzeni lat. Stanowią poważne wyzwania dla zespołów spisowych oraz dla komisji inwentaryzacyjnej. Przedstawiamy ich kluczowe implikacje dla przebiegu i rozliczenia skutków inwentaryzacji.
Środki trwałe podlegają okresowo inwentaryzacji. Jej celem jest:
- ustalenie rzeczywistego stanu środków trwałych (co firma posiada),
- zidentyfikowanie środków trwałych przestarzałych, uszkodzonych i w związku z tym niepełnowartościowych,
- na bazie powyższych danych – urealnienie stanu środków trwałych w księgach rachunkowych.
Inwentaryzację środków trwałych należy przeprowadzić nie rzadziej niż raz na 4 lata. Zwykle początek inwentaryzacji środków trwałych następuje nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończenie spisu ma miejsce do 15. dnia następnego roku, czyli w okresie od 1 października do 15 stycznia. Pozwala to uchwycić środki trwałe według stanu najbliższego dacie bilansowej, którą jest koniec grudnia, co bardzo ułatwia pracę w zakresie rozliczania różnic inwentaryzacyjnych zgodnie ze stanem na koniec roku obrotowego. W myśl ustawy o rachunkowości dopuszczalne są również inne terminy przeprowadzenia inwentaryzacji.
Spis z natury – zasady
Spis z natury polega na:
- zidentyfikowaniu na terenie danej firmy poszczególnych środków trwałych,
- odnotowaniu tego faktu na arkuszach spisowych,
- porównaniu danych według arkuszy z danymi zgodnie z rejestrem środków trwałych.
Na pierwszy rzut oka wydaje się to niezbyt skomplikowane, zwłaszcza że zespoły spisowe posiłkują się kopią rejestru środków trwałych, a środki trwałe powinny być oznakowane unikatowymi numerami inwentarzowymi. Gdyby wszystkie warunki dla sprawnego przebiegu inwentaryzacji zostały spełnione, wystarczyłoby się tylko „przejść” po firmie z wydrukiem rejestru środków trwałych, znaleźć środki według nadanych im numerów, a następnie je „odhaczyć” na liście, ewentualnie robiąc uwagi co do ich złego stanu fizycznego. W przypadku skomplikowanych technologicznie środków trwałych potrzebna byłaby pomoc specjalisty, który mógłby oszacować stan środka od strony technicznej. W skład zespołu spisowego powinny wchodzić osoby z odpowiednimi kwalifikacjami.
Arkusze spisowe stanowią dowód księgowy i jako takie powinny spełniać wymogi ustawowe. Po zakończeniu inwentaryzacji zespoły spisowe są zobowiązane do sporządzenia sprawozdania z przeprowadzonej inwentaryzacji. Weryfikacją różnic inwentaryzacyjnych zajmuje się komisja inwentaryzacyjna. Na podstawie zgromadzonych materiałów ustala ona przyczyny różnic i proponuje określony sposób ich rozliczenia, a następnie sporządza protokół rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych i przedkłada go kierownictwu firmy do akceptacji i rozliczenia.
Prace związane z przeprowadzeniem inwentaryzacji środków trwałych powinny być podzielone na trzy etapy:
- etap I – czynności przygotowawcze,
- etap II – czynności właściwe związane z inwentaryzacją,
- etap III – czynności rozliczeniowe/uzgodnienia.
Do zadań etapu I zalicza się:
- opracowanie planu (programu, harmonogramu), określającego zakres, przedmiot i terminarz inwentaryzacji,
- wydanie zarządzenia wewnętrznego kierownictwa firmy, dotyczącego przeprowadzenia inwentaryzacji,
- powołanie organów i osób wyznaczonych do przygotowania, przeprowadzenia i zakończenia inwentaryzacji, w tym komisji inwentaryzacyjnej, zespołów (grup) spisowych, innych niezbędnych osób (np. rzeczoznawców),
- przeprowadzenie likwidacji lub zagospodarowania środków trwałych zniszczonych, uszkodzonych, zbędnych, nieczynnych, nieprzydatnych,
- uzupełnienie dokumentacji przyjęcia/wycofania składników do/z użytkowania,
- zorganizowanie przedinwentaryzacyjnej narady instruktażowo-szkoleniowej, przeznaczonej dla członków zespołów (grup) spisowych oraz pozostałych osób zaangażowanych w inwentaryzację,
- przygotowanie formularzy druków lub projektów dokumentacji inwentaryzacyjnej.
Pozostałe 67% artykułu dostępne jest dla zalogowanych użytkowników serwisu.
Jeśli posiadasz aktywną prenumeratę przejdź do LOGOWANIA. Jeśli nie jesteś jeszcze naszym Czytelnikiem wybierz najkorzystniejszy WARIANT PRENUMERATY.
Zaloguj Zamów prenumeratę Kup dostęp do artykułuMożesz zobaczyć ten artykuł, jak i wiele innych w naszym portalu Controlling 24. Wystarczy, że klikniesz tutaj.
