Kiedy system do konsolidacji sprawozdań finansowych sprawdzi się lepiej niż Excel

Możliwość automatyzacji sprawozdań jednostkowych w oparciu o dane z ewidencji księgowej spółek, lepsza kontrola nad jakością raportowania spółek zależnych, uproszczenie i decentralizacja procesu uzgodnień intercompany oraz uporządkowanie korekt konsolidacyjnych to (w ocenie autora) cztery najważniejsze zagadnienia, w których system do konsolidacji może zaoferować zdecydowanie większą funkcjonalność niż najdoskonalszy model zbudowany w arkuszach kalkulacyjnych. W jaki sposób się to odbywa?

Automatyzacja pakietów jednostkowych

Dla osób odpowiedzialnych za konsolidację finansową, proces raportowy zaczyna się często z chwilą otrzymania pakietów jednostkowych od spółek. Jednak niezwykle ważne dla jakości raportowania rzeczy dzieją się już wcześniej – na etapie przygotowania tychże pakietów przez kontrolerów lub księgowych w spółkach zależnych. Sprawozdawczość grupowa, oparta wyłącznie na syntetycznych arkuszach sprawozdań finansowych, nie daje żadnej kontroli nad poprawnością raportowania jednostkowego. Wypełnienie pakietu konsolidacyjnego może być traktowane przez spółki jako kolejny obowiązek nie dostarczający wartości dodanej dla lokalnych procesów. Stąd ryzyko uproszczeń i niskiej jakości danych wejściowych, które potem trudno będzie uzgodnić w kolejnych etapach procesu. Tymczasem właściwie wdrożony system może znacząco uprościć pracę po stronie spółek oraz jednocześnie dać większy komfort poprawności danych jednostce dominującej. Dominujący scenariusz wdrożeń systemu FlexiReporting zakłada automatyczne przygotowanie podstawowych sprawozdań finansowych – Rachunku Wyników i Bilansu – bezpośrednio poprzez odpowiednie mapowanie pozycji zakładowego planu kont spółek zależnych do struktur raportowania grupowego. Mechanizmy bezpośredniej integracji z systemem finansowo-księgowym lub prostsze (od strony technicznej) rozwiązania pozwalające na import i przetworzenie zestawienia sald i obrotów księgi głównej (jako raportu CSV/XLS/TXT generowane z systemu księgowego) zapewniają powtarzalność raportowania oraz eliminują ręczną pracę związaną z wypełnianiem wybranych formularzy.

Oczywiście w takim rozwiązaniu konieczne jest odwzorowanie wszystkich niuansów sprawozdawczości finansowej i standardów rachunkowości grupy. Dla części kont księgowych wartości powinny zostać ujęte jako aktywo bądź zobowiązanie, w zależności od tego, czy saldo znajduje się po stronie Winien czy Ma. Gdzie indziej konieczna jest kompensata wartości rejestrowanych w ewidencji w szyku rozwartym. Dodatkowo różnice w standardach rachunkowości mogą wymagać odpowiednich przekształceń dla zaprezentowania danych księgowych spółki, zgodnie z polityką rachunkowości Grupy Kapitałowej...