Pracodawca może monitorować teren zakładu pracy i pocztę elektroniczną pracowników

Nowe przepisy Kodeksu pracy, obowiązujące od 25 maja 2018 r., regulują kwestie związane z monitorowaniem pracowników. Nowelizacja Kodeksu pracy została dokonana ustawą z 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2018 r., poz. 1000).

Monitoring w zakładzie pracy

Nowe przepisy Kodeksu pracy dają pracodawcom uprawnienie do wprowadzenia monitoringu. Pod tym pojęciem należy rozumieć szczególny nadzór nad terenem zakładu pracy lub terenem wokół zakładu pracy w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu. Przepisy ograniczają możliwość wprowadzenia monitoringu do sytuacji, gdy jest to niezbędne do:

• zapewnienia bezpieczeństwa pracowników,
• ochrony mienia,
• kontroli produkcji,
• zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę

– art. 222 Kodeksu pracy.

Powyższy katalog okoliczności pozwalających na monitoring pracowników jest zamknięty.

Należy pamiętać, że nie w każdym miejscu dopuszczalne jest wprowadzenie nadzoru za pomocą kamer. Co do zasady spod monitoringu wyłączone są pomieszczenia sanitarne, szatnie, stołówki, palarnie lub pomieszczenia udostępniane zakładowej organizacji związkowej. Ograniczenie to nie ma zastosowania, jeżeli monitoring w tych pomieszczeniach jest niezbędny do zapewnienia określonych wyżej celów uzasadniających wprowadzenie nadzoru. W takim przypadku pracodawca powinien zwrócić szczególną uwagę, aby wprowadzenie monitoringu nie naruszyło godności oraz innych dóbr osobistych pracowników, a także zasad wolności i niezależności związków zawodowych. Z tego względu przepisy preferują stosowanie technik uniemożliwiających rozpoznanie przebywających w tych pomieszczeniach osób.

Ograniczenia w przechowywaniu nagrań obrazu

Pozyskane w wyniku monitoringu nagrania obrazu pracodawca może przetwarzać wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane. Kodeks pracy ogranicza też okres ich przechowywania, który nie może przekraczać 3 miesięcy od dnia nagrania.

Ograniczenie okresu przechowywania nagrań obrazu nie dotyczy sytuacji, gdy stanowią one dowód w postępowaniu karnym, administracyjnym bądź cywilnym lub pracodawca powziął wiadomość, iż mogą one stanowić dowód w takim postępowaniu. W takim przypadku trzymiesięczny termin przechowywania nagrań ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.

Uzyskane w wyniku monitoringu nagrania obrazu zawierające dane osobowe podlegają zniszczeniu po upływie wymienionych okresów (chyba że przepisy odrębne stanowią inaczej).

Obowiązki pracodawcy związane z wprowadzeniem monitoringu

Nowe przepisy Kodeksu pracy precyzują obowiązki związane z wprowadzeniem monitoringu. Przede wszystkim obowiązkiem pracodawcy jest ustalenie celu, zakresu oraz sposobu zastosowania monitoringu. Ustalenia te należy zapisać w:

• układzie zbiorowym pracy,
• regulaminie pracy,
• obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy.

Następnie pracodawca powinien poinformować pracowników o wprowadzeniu monitoringu. Obowiązku tego należy dokonać w sposób przyjęty u danego pracodawcy, nie później niż 2 tygodnie przed uruchomieniem monitoringu.

Także przed dopuszczeniem pracownika do pracy pracodawca zobowiązany jest do przekazania mu pisemnej informacji o celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu.

W przypadku wprowadzenia monitoringu pracodawca zobowiązany jest oznaczyć monitorowany teren i pomieszczenia. Powinien tego dokonać za pomocą widocznych i czytelnych znaków lub ogłoszeń dźwiękowych, najpóźniej na dzień przed uruchomieniem monitoringu.

Monitoring poczty elektronicznej

Nowe przepisy Kodeksu pracy dają pracodawcy także możliwość stosowania innych niż monitoring form kontrolowania pracowników. Chodzi tu przede wszystkim o monitoring poczty elektronicznej. Pracodawca może bowiem wprowadzić kontrolę służbowej poczty elektronicznej pracownika, pod warunkiem że jest to niezbędne do zapewnienia:

• organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz
• właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy

– art. 223 Kodeksu pracy.

Monitoring poczty elektronicznej nie może naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika.

Pracodawca, który wprowadził monitoring poczty elektronicznej pracownika, powinien niszczyć zapis z monitoringu poczty po 3 miesiącach, chyba że może być użyty jako dowód w postępowaniu.

W przypadku monitoringu poczty elektronicznej pracodawca powinien poinformować pracowników 2 tygodnie przed uruchomieniem tego monitoringu, a cele, zakres i sposób kontroli należy określić w układzie zbiorowym, regulaminie pracy lub obwieszczeniu obowiązującym w zakładzie pracy.

Monitoring komputerów i telefonów

Nowe przepisy Kodeksu pracy dają też pracodawcy możliwość wprowadzenia i stosowania monitoringu komputerów i telefonów. Warunkiem jest, aby zostały tu spełnione te same wymogi prawne, co przy monitoringu poczty elektronicznej pracowników. Oznacza to, że pracodawca w celu upewnienia się, że czas pracy jest w pełni wykorzystywany oraz w celu właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy może przeglądać zawartość np. komputerów czy telefonów komórkowych, prowadzić monitorowanie odwiedzanych stron w internecie czy kontrolę billingów. Wystarczy, że poinformuje o tym pracowników na 2 tygodnie przed uruchomieniem nadzoru, a cele, zakres i sposób kontroli określi w układzie zbiorowym, regulaminie pracy lub obwieszczeniu obowiązującym w zakładzie pracy.