Wąskie gardła w procesie przygotowywania sprawozdań finansowych

W ramach procesu sprawozdawczego można wyodrębnić następujące – podstawowe – etapy:

• zakończenie księgowań w księgach rachunkowych i ich wstępne „zamknięcie” (brak dalszych księgowań do czasu zakończenia audytu sprawozdania finansowego),
• przygotowanie wstępnej wersji sprawozdania finansowego,
• współpraca z audytorem zewnętrznym w procesie badania sprawozdania finansowego,
• wprowadzenie korekt audytowych do ksiąg rachunkowych i ostateczne zamknięcie ksiąg rachunkowych,
• sporządzenie ostatecznej wersji sprawozdania finansowego.

Organizacje zobowiązane do sporządzania sprawozdań finansowych powinny z odpowiednim wyprzedzeniem zaplanować, a następnie zrealizować proces sprawozdawczy. Na wstępną i finalną zawartość sprawozdania finansowego mają wpływ działania podejmowane w całej organizacji, jak również poza nią, tj. przez instytucje finansowe i inne podmioty zewnętrzne, np.:

• dział sprzedaży,
• dział prawny,
• dział zakupów,
• dział finansowo-księgowy,
• urząd skarbowy,
• banki,
• dostawcy i odbiorcy.

Oczywiście podmioty zewnętrzne mają mniejszy bezpośredni wpływ na sprawozdanie finansowe w porównaniu do komórek wewnętrznych, tym niemniej skutki transakcji z nimi mogą mieć znaczącą „siłę rażenia” (np. kary i odsetki z tytułu nieprawidłowo naliczonych i odprowadzonych podatków, kary z tytułu nieterminowego wykonania usług lub zerwania współpracy z dostawcami i odbiorcami).

Wąskie gardła w jednostkowym sprawozdaniu finansowym

Wąskie gardła w procesie sporządzania jednostkowego sprawozdania finansowego dotyczą zarówno kwestii merytorycznych, jak i techniczno-organizacyjnych. Obecnie obowiązujący wzór sprawozdania finansowego określają załączniki do ustawy o rachunkowości. Sam wzór stwarza niebezpieczeństwa dla procesu sporządzania sprawozdania finansowego. W związku z tym częstą wadą sprawozdań finansowych jest zamieszczanie niepotrzebnych informacji niemających w ogóle zastosowania do działalności danej organizacji, podczas gdy informacje naprawdę ważne są traktowane po macoszemu (opisywane skrótowo lub w ogóle pomijane). Zdarza się, że niektóre informacje (zasady rachunkowości) są kopiowane z roku na rok bez analizy, że w międzyczasie coś mogło się zmienić. Takie podejście zaciemnia sprawozdanie finansowe i utrudnia już na wstępie jego lekturę i analizę.

Proces sporządzania sprawozdania finansowego wiąże się z przyjęciem różnych założeń. Użyteczność i wiarygodność danych w sprawozdaniu finansowym zależy nie tylko od formatu, ale również od prawidłowości tych danych.Do źródeł potencjalnych ryzyk należą osądy i oszacowania dokonywane na potrzeby sprawozdania. Sporządzenie sprawozdania finansowego wymaga od kierownictwa jednostki dokonania osądów i szacunków, które mają wpływ na prezentowane wartości aktywów, pasywów, przychodów oraz kosztów. Szacunki oraz związane z nimi założenia powinny opierać się na doświadczeniu historycznym oraz innych czynnikach, które są uznawane za racjonalne w danych okolicznościach, a ich wyniki powinny dawać podstawę osądu co do wartości księgowej netto aktywów i zobowiązań, która nie wynika bezpośrednio z innych źródeł. Tak to wygląda w teorii, natomiast w praktyce różnie bywa, okazuje się bowiem, że pojawia się pole do pewnych manipulacji.

Poniżej zaprezentowano obszary przykładowych szacunków:

• możliwość realizacji aktywa na podatek odroczony z tytułu poniesionych w przeszłości strat podatkowych,
• okresy ekonomicznej użyteczności oraz wartości odzyskiwalnych i odpisów z tytułu utraty wartości rzeczowego majątku trwałego oraz wartości niematerialnych,
• odpisy aktualizujące wartość aktywów obrotowych z tytułu np. wolno rotujących zapasów, należności uznawanych za nieściągalne,
• rezerwy na świadczenia pracownicze i inne zobowiązania,
• wartość godziwa nieruchomości lub innych aktywów należących do jednostki.