Inwentaryzacja w czasie pandemii

Jednym z głównych celów sprawozdania finansowego jest dostarczenie podstawowych informacji o sytuacji majątkowej, finansowej i dokonaniach finansowych jednostki. Obraz wynikający ze sprawozdania jest rzetelny i wiarygodny tylko wtedy, gdy dane w nim zamieszczane są zgodne ze stanem faktycznym aktywów i pasywów ustalonych drogą inwentaryzacji.

Odpowiedzialność

Organizacja prac związanych z potwierdzeniem stanu aktywów i pasywów jednostki spoczywa na kierowniku jednostki. Szczególnie obecnie właściwa organizacja wymaga zachowania wyjątkowych środków ostrożności. Konieczne jest zachowanie ścisłego reżimu sanitarnego przy dokonywaniu wszystkich czynności związanych z inwentaryzacją oraz zapewnienie bezpieczeństwa biorącym udział w spisie z natury: maseczki, przyłbice, środki dezynfekcyjne, konieczne zachowanie dystansu.

Do kierownika jednostki w zakresie inwentaryzacji należy:

1. Wydawanie wewnętrznych przepisów dotyczących inwentaryzacji, a w szczególności zarządzenia w sprawie inwentaryzacji, określającego sposób, przedmiot, daty rozpoczęcia i zakończenia czynności spisowych i terminy spisu, wydawanie instrukcji i harmonogramów. Wewnętrzne regulacje są narzędziem pomagającym zapewnić prawidłowe, a zarazem bezpieczne przeprowadzenie inwentaryzacji. Regulacje powinny uwzględniać nowe sytuacje, w tym rozstrzygnięcia odnośnie kwestii powoływania komisji, zespołów spisowych i sposobu postępowania przy ograniczonym dostępie do składników majątkowych. Należy także zadbać, by harmonogram spisu z natury przewidywał takie jego zorganizowanie, aby uczestniczące w nim osoby w miarę możliwości nie stykały się ze sobą, a kontakt był ograniczony. Dobrze jest wybrać datę inwentaryzacji, aby, przykładowo, ograniczyć ryzyko zachorowania podczas przeprowadzania spisu z natury. W miejscach, gdzie zachorowań jeszcze nie było, nie należy zwlekać z inwentaryzacją.
2. Powołanie organów i osób zobowiązanych do przeprowadzenia inwentaryzacji, czyli komisji inwentaryzacyjnej i jej przewodniczącego oraz zespołów spisowych. Należy przy tym pamiętać, że członkami komisji inwentaryzacyjnej oraz zespołów spisowych nie powinny być osoby odpowiedzialne za zapasy objęte spisem z natury, prowadzące ewidencję księgową zapasów objętych spisem z natury lub osoby niebędące w stanie z jakichś względów zapewnić rzetelności i bezstronności spisu. W dobie pandemii jednostka może borykać się z ograniczeniami kadrowymi. W takiej sytuacji ważne jest przewidzenie możliwości modyfikacji składów zespołów spisowych w trakcie spisu, tworzenia listy rezerwowej osób awaryjnie zasilających zespoły spisowe (w przypadku zachorowań pracowników lub ich rodzin), dopuszczenia w wyjątkowych sytuacjach do ograniczenia zespołu spisowego czy procedur postępowania w przypadku nieobecności w trakcie spisu z natury osób odpowiedzialnych. Niemniej jednak dobierając osoby uczestniczące w pracach inwentaryzacyjnych należy pamiętać, by w skład zespołu spisowego wchodziły osoby, które mają wiedzę o gospodarce zapasami podlegającymi spisowi przez zespół. Zgodnie z komunikatem Ministra Finansów z dn. 20 lipca 2016 r. w sprawie ogłoszenia uchwały Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie przyjęcia stanowiska Komitetu w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów w skład zespołu spisowego wchodzą co najmniej dwie osoby, a w jednostkach, gdzie średnioroczne zatrudnienie jest mniejsze lub równe dziesięć osób i niemożliwe jest zaangażowanie do spisu co najmniej dwóch osób, czynności spisowe może przeprowadzić jedna osoba. Pamiętajmy, że liczbę pracowników w zespole trzeba też dostosować do specyfiki danego zapasu.
3. Jeżeli sprawozdanie finansowe jednostki podlega badaniu, powiadomienie biegłego rewidenta o terminach inwentaryzacji oraz o wprowadzanych zasadach i procedurach zapewniających bezpieczną obserwację spisu z natury przez biegłego rewidenta.
4. Nadzór nad przebiegiem spisu i rozliczeniem jego wyników.
5. Zatwierdzenie wniosków komisji inwentaryzacyjnej w sprawie wykorzystania w przyszłości spostrzeżeń powstałych podczas inwentaryzacji oraz innych decyzji w sprawie inwentaryzacji.