Gastronomia i catering w kosztach uzyskania przychodu

Niejasności związane są z nieprecyzyjnym sformułowaniem art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz. U. z 2018 r., poz. 317, dalej: updop) i analogicznie art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz. U. z 2018 r., poz. 317, dalej: updof), z których wynika, że wydatki poniesione na reprezentację nie stanowią kosztów uzyskania przychodów. Ustawowa definicja kosztów, które mogą zostać zakwalifikowane przez podatników jako koszty podatkowe, została zawarta w art. 15 ust. 1 updop. Kosztami podatkowymi są więc te wydatki, które zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. W praktyce rozróżnienie kosztów podatkowych od tych, które są kosztami poniesionymi na reprezentację, jest trudne i nie zawsze ich interpretacja jest jednoznaczna.

Jak rozumieć wydatki poniesione na reprezentację?

Podatnicy mają wiele trudności ze zrozumieniem pojęcia reprezentacji w rachunkowości ze względu na brak klarownej definicji słowa „reprezentacja” zawartej w ustawie, ponieważ nie jest ono doprecyzowane w żadnej z ustaw. Z tego powodu sądy w wydawanych interpretacjach indywidualnych sięgają po definicję, która została zawarta w Słowniku języka polskiego, według którego pojęcie „reprezentacja” oznacza „okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związaną ze stanowiskiem, pozycją społeczną”. W związku z tą definicją słowa „reprezentacja” poczęstunek na spotkaniach biznesowych z kontrahentami może być uznany za koszt podatkowy jedynie w przypadku, gdy nie miał on charakteru okazałości i wystawności. Niestety tak ogólne pojęcie słowa „reprezentacja” nie rozstrzyga jednoznacznie wielu kwestii podatkowych, które budzą wątpliwości podatników.

Z dniem 1 stycznia 2007 r. w życie weszła nowelizacja ustawy o podatku dochodowym poprzez dodanie art. 16 ust. 1 pkt 28 updop, w myśl którego wyłączone z kosztów uzyskania przychodu zostały wydatki na reprezentację. Do tej kategorii w szczególności należą zakupy usług gastronomicznych, napojów i żywności, bez względu na to, czy są one przeznaczone dla klientów, gości firmy, czy samych pracowników. W praktyce trudno zorganizować spotkanie biznesowe, naradę lub zwykłą prezentację bez jakiegokolwiek poczęstunku, bo w dzisiejszych czasach, przy tak dużej konkurencji na rynku, spotkania biznesowe z potencjalnym klientem najczęściej odbywają się poza siedzibą firmy, w restauracjach czy hotelach. W związku z tym należy zadać pytanie, gdzie jest granica między reprezentacją a wydatkami, które w rzeczywistości przyczyniły się do uzyskania przychodów lub zabezpieczenia jego źródła, zgodnie z art. 15 ust. 1 updop.

Reprezentacja czy usługi gastronomiczne?

Ze względu na zbyt ogólną definicję słowa „reprezentacja” i pojawiąjące się z tego powodu niejasności sprawa została skierowana do rozpatrzenia przez 7-osobowy skład sędziowski Naczelnego Sądu Administracyjnego, który 17 czerwca 2013 r. wydał wyrok w tej sprawie, sygn. akt II FSK 702/11. Stwierdzono wówczas, że aby rozróżnić, czy dany wydatek jest reprezentacją, należy ocenić, w jakim celu został on poniesiony. W przywołanym wyroku NSA orzekł, że za koszty reprezentacji można uznać wydatek poniesiony w celu poprawy wizerunku jednostki oraz zbudowania jej pozytywnego obrazu na zewnątrz. W tym przypadku również miejsce świadczenia usług gastronomicznych nie ma znaczenia (mogą być świadczone w siedzibie lub poza nią), a także określenie, czy wydatek ten miał charakter wystawności, okazałości, czy też wytworności, ponieważ niezwykle trudno sprecyzować dla nich miernik. Z analizy orzeczenia, które wystosował Najwyższy Sąd Administracyjny z dnia 17 czerwca 2013 r., sygn. akt II FSK 702/11, możemy zrozumieć, że koszty związane z zakupem drobnych poczęstunków, posiłków czy też napojów, które podawane są w trakcie spotkań biznesowych z kontrahentami, nie są zawarte w katalogu kosztów, które podlegają wyłączeniu z kosztów uzyskania przychodu, zwłaszcza w przypadku, gdy ich głównym przeznaczeniem jest przedstawienie oferty firmy lub też nawiązanie współpracy z potencjalnym kontrahentem. Z kolei wydatki gastronomiczne czy cateringowe, które mają charakter stricte rozrywkowy, przeznaczone dla rodzin i bliskich pracowników, nie będą mogły zostać uznane za koszty podatkowe. Podsumowując powyższą interpretację NSA, należy zauważyć, iż kwestią tego, czy wydatki poniesione przez podatnika mogą być zakwalifikowane jako koszty uzyskania przychodu, jest przede wszystkim odrębna analiza poniesionego wydatku poprzez określenie celu jego poniesienia.