Zarządzanie firmą to ciągłe podejmowanie decyzji. Dobre decyzje zależą od właściwego rozpoznania sytuacji, a jakość decyzji jest wprost proporcjonalna do jakości posiadanych informacji. Nie da się przecenić roli informacji zarządczej w efektywnym zarządzaniu biznesem. Według wielu specjalistów, MIS (Management Information System) powinien być standardowym narzędziem do zarządzania firmą, bez względu na jej wielkość czy branżę działalności. Jakie są korzyści i koszty związane z jego wdrożeniem? Czy uruchomienie jakiegokolwiek programu controllingowego oznacza posiadanie MIS w firmie?
MIS to nic innego jak skomputeryzowana baza informacji finansowych, skonstruowana w taki sposób, aby regularnie tworzyła raporty o aktualnym stanie operacji na każdym szczeblu firmy. Celem systemu jest przekazywanie rzetelnej opinii kierownikom na temat sytuacji wewnętrznej firmy. Menedżerowie mogą monitorować firmę jako całość. MIS zazwyczaj zawiera analizę porównawczą wyników rzeczywistych i zaplanowanych, a także wyników sprzed roku. System informacji zarządczej w ten sposób mierzy postęp w stosunku do celów. System dostarcza raporty, zachowując kilka wymienionych poniżej zasad:
- cykliczność – dostarczanie raportów musi być regularne, w ustalonych odstępach czasu (np. przedziały tygodniowe),
- syntetyczność – raporty MIS muszą dostarczać informację do menedżera o aktualnej kondycji firmy,
- odpowiedni stopień zaawansowania merytorycznego – wykorzystywane wskaźniki czy miary powinny być przejrzyste, aby menedżer miał jasny i szybki obraz na pryzmat firmy.
Systemy informacji zarządczej mogą różnić się od siebie, ale głównie skupiają się na czynnikach prowadzących do sprawnego zarządzania przedsiębiorstwem. Typowymi źródłami narzędzi MIS są:
- budżety skupiające się na wyznaczaniu celów dla menedżerów, przewidywanych kosztach, raportach o odchyleniach czy porównaniu aktualnej sytuacji przedsiębiorstwa z zatwierdzonym budżetem,
- pomiar wyników ośrodków odpowiedzialności,
- mierniki opłacalności produktów, ośrodków zysku i rynków, umożliwiające wskazanie gdzie i w jaki sposób przedsiębiorstwo osiąga zyski,
- mierniki wyników przedsiębiorstwa w działalności operacyjnej, jak np. obroty, okres przetwarzania, czas reakcji, określające zmienne inne niż finansowe,
- dane pokazujące stopień zadowolenia klientów z jakości produktów i usług, liczba stałych klientów, liczba powtarzających się zakupów, reklamacje.
Po co ten MIS?
Głównym celem systemu informacji zarządczej jest sprawienie, aby podejmowanie decyzji przez menedżerów było bardziej wydajne i produktywne. Poprzez informacje z różnych źródeł w jedną bazę danych i przedstawiając informacje w logicznym formacie, system MIS może zapewnić menedżerom wszystko, czego potrzebują, aby podejmować świadome decyzje i przeprowadzać dogłębną analizę problemów operacyjnych. System MIS można korygować w celu gromadzenia prawie każdych typów potrzebnych informacji dla menedżerów. Menedżerowie mogą analizować dane finansowe, podobnie jak dzienne przychody i wydatki, a także przypinać je do konkretnych działów. Wskaźniki wydajności (terminowość projektów czy jakość produktów z taśmy montażowej) mają pomóc menedżerom w określeniu obszarów wymagających poprawy. Jedną z najcenniejszych cech systemu informacji zarządczej jest możliwość pobierania wewnętrznych i zewnętrznych danych z różnych źródeł i pokazania ich w prostej analizie. Wewnętrzne raporty przedstawiają informacje w sposób przejrzysty dla menedżerów, uwzględniając wszystkie istotne dane. Dla przykładu, raport oglądany przez menedżera firmy w sieci marketów spożywczych pokazuje przychody, wydatki, godziny pracy i efektywność każdego punktu sprzedaży. Taki raport pozwala mu zobaczyć, który sklep zarabia najwięcej na pracownika, a które sklepy mają wyższe wydatki, w stosunku do przychodów i wielkości. Pracownicy pierwszej linii mogą korzystać z usług MIS, aby skuteczniej wykonywać swoje zadania. Na przykład pracownicy na wszystkich poziomach mogą się konsultować z MIS, aby sprawdzić stan pozycji w ekwipunku, wyświetlić statystyki związane z ich działem lub grupą i poprosić o wewnętrzne przekazywanie materiałów.
Problemy związane z MIS
System informacji zarządczej może być kosztowną inwestycją. Oprócz zakupu pakietu oprogramowania MIS, dostosowania systemu i zatrudniania dodatkowego personelu IT do nadzorowania i konserwacji systemu, firma musi przeszkolić wszystkich pracowników do korzystania z systemu. Pracownicy pierwszej linii często wykonują dwa pierwsze kroki w MIS, gromadzenie danych i wprowadzanie danych, pozostawiając im mniej czasu na skoncentrowanie się na działaniach produkcyjnych; może to zwiększyć ogólne koszty wynagrodzeń. Należy również pamiętać, że MIS nie powinien bazować na jakichkolwiek danych księgowych. Bowiem podlegają one zasadom rachunkowości i podatków, więc ich wartość zarządcza jest ograniczona w dużym stopniu. Kontrolowanie firmy na podstawie informacji z ksiąg rachunkowych może doprowadzić do nierzetelnej oceny ogólnej przedsiębiorstwa i do restrykcyjnych błędów decyzyjnych. Kolejną kwestią jest duża zależność od szczegółowych danych, jeżeli program nie dostarcza rzetelnej informacji, to nie daje efektów zadowalających dla firmy. Nie można także zapominać o konieczności stałego dopasowania do zmian, takich jak: usuwanie produktów, oddziałów czy wprowadzenie nowych produktów.
Pozostałe 49% artykułu dostępne jest dla zalogowanych użytkowników serwisu.
Jeśli posiadasz aktywną prenumeratę przejdź do LOGOWANIA. Jeśli nie jesteś jeszcze naszym Czytelnikiem wybierz najkorzystniejszy WARIANT PRENUMERATY.
Zaloguj Zamów prenumeratę Kup dostęp do artykułuMożesz zobaczyć ten artykuł, jak i wiele innych w naszym portalu Controlling 24. Wystarczy, że klikniesz tutaj.
