Wielowariantowe planowanie w przedsiębiorstwie

Planowanie inwestycji w warunkach zmienności otoczenia

Planowanie jest pierwszym etapem w procesie zarządzania, stanowiąc niejako projekt działań przedsiębiorstwa ukierunkowanych na osiąganie celów. Istotę planowania stanowi przewidywanie następstw przyszłych działań z uwzględnieniem aktualnych i prognozowanych warunków wynikających z otoczenia przedsiębiorstwa. W procesie planowania wykorzystuje się różnorodne dokumenty planistyczne o bardziej lub mniej sformalizowanym charakterze. Przykładami takich dokumentów są budżety, które zawierają szczegółowy plan działań przedsiębiorstwa. Budżety sporządzane są w perspektywie długo-, jak i krótkookresowej, w zależności od celu ich sporządzenia. Dokumenty o charakterze strategicznym dotyczące całego przedsiębiorstwa sporządzane są najczęściej w perspektywie kilkuletniej, podczas gdy budżet operacyjny danej komórki wewnętrznej może dotyczyć kwartału czy nawet miesiąca.

Niezależnie od zakresu, jaki obejmuje budżet, powinien on uwzględniać szereg obecnych oraz przyszłych uwarunkowań, w tym o naturze finansowej, rynkowej, marketingowej, organizacyjnej, kadrowej i technologicznej¹. Uwarunkowania te w znacznym stopniu determinują sprawdzalność poczynionych prognoz. Współczesne realia wolnorynkowe sprawiają jednak, iż ww. uwarunkowania stają się wysoce nieprzewidywalne, co w znacznym stopniu utrudnia proces budżetowania, szczególnie długoterminowego. Wynika to z faktu, iż trudno przewidzieć, w jakich warunkach otoczenia będzie w przyszłości prowadzone przedsiębiorstwo.

W przypadku zatem budżetów o charakterze strategicznym pominięcie w procesie budżetowania tak istotnego czynnika jak zmienność otoczenia wydaje się być znaczącym błędem. Dodatkowo podjęcie racjonalnych decyzji i elastyczne reagowanie na zmiany zachodzące w otoczeniu wymagają przewidywania różnych okoliczności i scenariuszy, nie tylko tych najbardziej prawdopodobnych. Istnieje bowiem znaczące prawdopodobieństwo, że rozwój czynników, szczególnie zewnętrznych, będzie przebiegał mniej korzystnie niż zostało to założone w wariancie najbardziej prawdopodobnym. Przykładami czynników niekorzystnie oddziałujących na firmę mogą być: pojawienie się nowego konkurenta, wprowadzenie lepszych i nowocześniejszych substytutów oferowanego produktu czy zmiana warunków pozyskania finansowania.

Wszelkie przedstawione powyżej zmiany mogą znacznie wpłynąć na prognozy finansowe w zakresie prowadzenia działalności, a przez to na kondycję finansową przedsiębiorstwa. Przykładowo pojawienie się substytutów czy konkurencja ze strony innych przedsiębiorstw mogą znacznie ograniczyć prognozowane przychody. Z kolei zmiana warunków finansowania spowoduje zmiany w zakresie kosztów finansowych, co jest szczególnie istotne w przedsiębiorstwach o znacznym zaangażowaniu kapitałów zewnętrznych. Oczywiście mogą pojawić się również czynniki pozytywnie oddziałujące na przedsiębiorstwo, takie jak zwiększenie siły nabywczej konsumentów w wyniku zmiany polityki socjalnej i w efekcie większy popyt na wytwarzane produkty czy świadczone usługi. Szczególną uwagę należy zwrócić jednak na czynniki mogące oddziaływać w sposób negatywny, gdyż to one mogą okazać się katastrofalne w skutkach dla przedsiębiorstwa. Współczesna organizacja musi być przygotowana na odmienny od zakładanego rozwój wydarzeń, co jest możliwe między innymi dzięki tworzeniu budżetów w wielu wariantach scenariuszowych.

Aby móc poznać i ocenić sytuację finansową przedsiębiorstwa w przypadku zrealizowania się różnych scenariuszy otoczenia, szczególnie tych, które mogą mieć negatywny wpływ na działalność przedsiębiorstwa, należy sporządzić budżet również w wariancie pesymistycznym. Na poniższym przykładzie zobrazowano sytuację finansową przedsiębiorstwa w przypadku zaistnienia wariantów: najbardziej prawdopodobnego i pesymistycznego.

Sporządzanie wielowariantowego budżetu w przedsiębiorstwie – case study

Przyjmijmy, że prowadzimy przedsiębiorstwo działające w branży IT, dla którego sporządzany jest budżet na okres najbliższych czterech lat. Dotychczas przeciętny wzrost sprzedaży w przedsiębiorstwie wynosił 5% w skali roku. Zgodnie z prognozami w najbliższych latach oczekuje się dwukrotnego przyspieszenia dynamiki wzrostu w branży, co prawdopodobnie będzie miało odzwierciedlenie także w wynikach osiąganych przez przedsiębiorstwo. Przewidywany średnioroczny wzrost firmy w najbliższych latach wyniesie około 9%. Na etapie analizy otoczenia stwierdzono, iż głównym zagrożeniem dla firmy jest wysokie prawdopodobieństwo pojawienia się nowego konkurenta.

Sporządzanie budżetu według najbardziej prawdopodobnego scenariusza

W oparciu o przedstawione prognozy, w poniższej tabeli zaprezentowano prawdopodobny wzrost poziomu przychodów przedsiębiorstwa (t0 to rzeczywisty wynik osiągnięty na koniec ostatniego roku).

Koszty operacyjne zostały oszacowane na podstawie dotychczasowych doświadczeń kadry zarządzającej przedsiębiorstwa.

• Koszty amortyzacji oszacowano zgodnie z planem amortyzacji dotychczasowych środków trwałych wykorzystywanych w firmie. Dodatkowo uwzględniono ponoszenie dodatkowych nakładów inwestycyjnych związanych z odtworzeniem posiadanego majątku na poziomie 10 tys. zł rocznie, w związku z czym koszty amortyzacji powiększono o odpisy w wysokości 10% kwoty dodatkowych inwestycji.
• Jako że na zużycie materiałów i energii składają się głównie koszty energii stanowiące koszt stały, przyjęto, iż w przyszłych okresach koszty te nie będą ulegać zmianom.
• W ramach usług obcych wyodrębniono część stałą, niezmienną w okresie prognozy (zaliczono tu usługi sprzątające, obsługę księgową itp.) oraz część zmienną, która zmienia się proporcjonalnie do zmian wielkości sprzedaży (uwzględniono tutaj koszty podwykonawstwa).
• Nie przewiduje się ponoszenia kosztów podatków i opłat.
• Na podstawie dotychczasowych doświadczeń oraz specyfiki branży przewiduje się, że wynagrodzenia będą zmieniać się proporcjonalnie do zmian poziomu sprzedaży.
• Przeciętna wartość ubezpieczeń społecznych i innych świadczeń wynosi 20% wynagrodzeń, a zatem taki poziom przyjęto w prognozie.
• Do pozostałych kosztów rodzajowych należą głównie koszty ubezpieczeń majątkowych i koszty reprezentacji, które uznano za koszty stałe.

Na podstawie powyższych założeń w tabeli 2 dokonano szacowania wartości kosztów operacyjnych przedsiębiorstwa.