Otrzymałeś właśnie kolejny raport – kilkanaście albo kilkadziesiąt stron. Czytasz strona po stronie, co chwilę zerkasz do przeglądanego parę minut wcześniej materiału, żeby sprawdzić bądź porównać dane w tabelkach lub na wykresach? A może siedzisz w sali konferencyjnej i skupiasz się na zawartości slajdów? Slajd po slajdzie przewijają się zdania, tabele, wykresy… Po pięciu minutach jeszcze kojarzysz, co przedstawiały pierwsze slajdy, po dziesięciu skupiasz się, żeby pamiętać o czym była mowa minutę i slajd wcześniej. Kiedy mija piętnaście minut, powieki stają się coraz cięższe, więc twoją uwagę pochłania plama na ścianie, dzięki której oczy są ciągle otwarte, a twoją myślą przewodnią jest zdanie: „I tak dostanę prezentację na maila i wtedy przejrzę jeszcze raz”, czyli poświęcisz na nią czas razy dwa. Stać cię na to?
A co z raportem? Do której strony dotarłeś i ile czasu poświęciłeś? Ile razy szukałeś przy wykresach objaśnień? Ile razy pominąłeś ważne informacje ukryte w gąszczu jednakowych liczb, kolorowych słupków, barwnych kół?
Zastanów się, ile czasu poświęciły osoby na przygotowanie raportu albo prezentacji – na dyskusje, czy słupki mają być szersze, czy węższe, czcionki większe lub mniejsze, a kolory pastelowe albo nasycone. Ile razy użyłeś sformułowania „przerost formy nad treścią”?
Co by się stało, gdyby przekazywanie informacji ujednolicić (oczywiście, na ile to jest możliwe), wprowadzić kilka zasad, które spowodują, że raporty będą mniejsze, a prezentacje krótsze, ale będą zawierały więcej informacji, że wystarczy krótka chwila, aby zrozumieć przekaz zawarty w treści, a czas poświęcany dotychczas na żmudne zaznajamianie się z raportem przeznaczyć na przemyślenia, jakie podjąć decyzje, lub… na to, co lubisz?
Komunikaty
Raporty i prezentacje zawierają konkretny przekaz. Przedstaw go na górze każdej strony slajdu lub raportu.
Pierwsza zasada nie należy do łatwych, bo wymaga przekazania najważniejszej wiadomości w krótkim zdaniu. Jeśli jest ich kilka, to którą wybrać? To jest właśnie rola osoby tworzącej raport. Odbiorca nie musi tracić czasu na wyłuskiwanie tej wiedzy poprzez analizę wykresu lub tabeli. Często to jedno zdanie jest wystarczające i nie trzeba analizować całej strony. Widzisz różnicę pomiędzy „Prognoza sprzedaży dla II kwartału” a „Sprzedaż w II kwartale będzie mniejsza o 17 mln zł niż w I kwartale”?
Tytuły
Tytuły identyfikują strony, wykresy i tabele. Określ jednostkę organizacyjną, miary, okresy i scenariusze.
Dzięki tytułom wiesz, czego dotyczy zawartość strony, wykresu czy tabeli. Możesz powiedzieć, że przeczytałeś o tym w poprzednim akapicie. Po części masz rację, bo w głównym komunikacie często zawarte są elementy tytułu, ale niekoniecznie wszystkie i niekoniecznie dotyczące wszystkich tabel albo wykresów widocznych na stronie. To tak, jakbyś w wiadomości zawarł przekaz „Kuchnia wymaga remontu”, a w domu jest więcej pomieszczeń, o których także chciałbyś porozmawiać. Ważne jest również, aby tytuły miały zawsze taką samą strukturę.
Czas i struktura
Czas i struktura są najważniejszymi kategoriami analizy. Rozmieść szeregi czasowe poziomo, a porównania strukturalne w pionie.
Dane, które analizujesz, najczęściej dotyczą zmienności w czasie albo struktury np. produktów, klientów itp. Czy za każdym razem oś pozioma odnosi się zarówno do czasu, jak i innych kategorii? Jeśli przyjmiesz zasadę, że okresy będą na osi poziomej, a analizowana struktura na pionowej, zbędny będzie czas na zastanawianie się, co gdzie jest i na co patrzysz.
Pozostałe 56% artykułu dostępne jest dla zalogowanych użytkowników serwisu.
Jeśli posiadasz aktywną prenumeratę przejdź do LOGOWANIA. Jeśli nie jesteś jeszcze naszym Czytelnikiem wybierz najkorzystniejszy WARIANT PRENUMERATY.
Zaloguj Zamów prenumeratę Kup dostęp do artykułuMożesz zobaczyć ten artykuł, jak i wiele innych w naszym portalu Controlling 24. Wystarczy, że klikniesz tutaj.
