Jedną z częstych przyczyn upadku firm jest niewłaściwa gospodarka należnościami. Ostatnie dane opublikowane przez Monitor Sądowy i Gospodarczy nie nastrajają pozytywnie. Wskazują, że w I kwartale 2013 r. ogłosiło upadłość 235 przedsiębiorstw, a więc o 11,4% więcej niż w I kwartale 2012 r. Liczba upadających firm, zgodnie z prognozami KUKE, ma w tym roku przekroczyć 1300. W tym kontekście warto, aby przedsiębiorcy pamiętali o 5 najważniejszych zasadach, które pozwolą sprawnie zarządzać wierzytelnościami i tym samym zminimalizują ryzyko bankructwa.
Zasada 1: Ufaj i sprawdzaj
Absolutną podstawę zarządzania wierzytelnościami stanowi gromadzenie dokumentów rejestrowych nowych klientów oraz coroczne aktualizowanie danych obecnych partnerów. W tym celu warto sięgnąć do Internetu, gdzie dostępne są bezpłatnie rejestry m.in. spółek kapitałowych. Można w nich znaleźć wiadomości dotyczące chociażby zmian form prawnych i związanej z tym odpowiedzialności za prowadzony biznes czy też byłych oraz obecnych wspólników naszych klientów oraz powiązań kapitałowych z innymi firmami.
Zasada 2: Finanse pod lupą
W Internecie znaleźć można również darmowe kalkulatory, za pomocą których będziemy w stanie obliczyć podstawowe wskaźniki odzwierciedlające sytuację finansową klienta.
– Dokumenty finansowe klientów wymagają aktualizacji przynajmniej dwa razy do roku. Od ich przedstawienia oraz naszej analizy zawartych w nich informacji powinny być uzależnione kolejne etapy rozmów z dotychczasowymi klientami, zwłaszcza gdy rozważamy wydłużenie terminu płatności bądź podniesienie limitu kredytu kupieckiego – przekonuje Grzegorz Pardela, dyrektor handlowy Pragma Faktoring SA. – Zasada ograniczonego zaufania powinna cechować nasze relacje z potencjalnymi partnerami. Jesteśmy w okresie spowolnienia gospodarczego, więc lepiej się zabezpieczyć i zrobić chociaż podstawowy wywiad gospodarczy, niż dać się uwieść wizji świetnego interesu, który potem wpędzi nas w finansowe kłopoty.
Zasada 3: Sporządź czytelną umowę
Kolejną ważną sprawą jest precyzyjne i jednoznaczne ustalenie warunków realizacji transakcji. Nie muszą być one spisane w złożoną umowę – wystarczy, jeśli zawiera ona:
- przedmiot umowy, precyzyjnie określone strony oraz ich prawidłową reprezentację, specyfikacje techniczne, warunki odbioru lub wykonania usługi czy produktu, terminy realizacji i rozliczeń, ewentualne kaucje, zaliczki, warunki reklamacji i zwrotu, termin i warunki zapłaty.
Wszystkie wymienione parametry może i powinno zawierać również zamówienie, zwłaszcza jeśli jest to pierwsza transakcja, a współpraca z nowym odbiorcą nie będzie miała powtarzalnego charakteru.
Zasada 4: Zabezpiecz spłatę należności
W umowie z klientem firma powinna zostawić sobie możliwość cesji należności. Będzie ona potrzebna przy pozyskiwaniu takich narzędzi finansujących transakcję jak faktoring oraz w razie potrzeby odsprzedania ewentualnego długu firmie windykacyjnej.
– Zapytajmy też klienta, z jakich środków spłaci zobowiązania wobec naszej firmy, jeśli zawiedzie podstawowe źródło spłaty. W ten sposób poznamy stopień odpowiedzialności klienta za prowadzony przez niego biznes oraz jego podejście do ryzyka prowadzonego przez niego biznesu – zauważa Grzegorz Pardela.
Zasada 5: Mierz siły na zamiary
Ważne – optymalna sytuacja przy pozyskaniu nowego kontraktu to taka, w której największy odbiorca nie stanowił więcej niż 20% salda wszystkich otwartych należności. Jeśli zbyt pochopnie zdecydujemy się na realizację dużego zamówienia, może okazać się, że nasza firma nie jest jeszcze na to gotowa, gdyż nie posiada odpowiednich zasobów operacyjnych ani finansowych – w tym przypadku zapłaci za to utratą płynności finansowej. Podpisanie dużego kontraktu jest bezsprzecznym sukcesem firmy, aby jednak wywiązać się z jego realizacji, musimy pamiętać, iż potrzebne będą odpowiednie środki zdobyte poprzez kredyt, faktoring lub pożyczkę. Warto też pomyśleć o ubezpieczeniu od niewypłacalności odbiorcy, na rzecz którego będziemy realizować zamówienie.
W okresie spowolnienia gospodarczego powyższymi zasadami powinien kierować się każdy odpowiedzialny przedsiębiorca, jeśli nie chce znaleźć się w puli 1300 firm, które prawdopodobnie zakończą w tym roku swoją działalność.
