Jak powinien postąpić przedsiębiorca w przypadku administracyjnej zmiany adresu prowadzenia dzialalności

Ministerstwo Finansów potwierdziło, że obowiązek aktualizacji danych występuje zarówno w przypadku podatników będących przedsiębiorcami, jak i podatników nieprowadzących działalności gospodarczej.

Co do zasady obowiązek aktualizacji danych (obejmujący m.in. zmianę adresu) powstaje w terminie 7 dni, licząc od dnia, w którym nastąpiła zmiana (art. 9 ust. 1 ustawy o ewidencji podatników i płatników). Obowiązek aktualizacji danych w tym terminie mają:

• podatnicy VAT lub podatku akcyzowego,
• podatnicy, z wyłączeniem osób fizycznych objętych rejestrem PESEL nieprowadzących działalności gospodarczej lub niebędących zarejestrowanymi podatnikami podatku od towarów i usług,
• płatnicy podatków,
• płatnicy składek ubezpieczeniowych, niepodlegający obowiązkowi ewidencyjnemu jako podatnicy ani jako płatnicy podatków.

Obowiązek aktualizacji danych przedsiębiorców

Ze względu na wątpliwości, czy wskazana procedura aktualizacji danych powinna być zastosowana w przypadku zmiany adresu, która ma charakter administracyjny, odgórny i niezależny od wiedzy i woli przedsiębiorcy, redakcja „MK” wystąpiła do Ministerstwa Finansów z prośbą o zajęcie stanowiska. Z odpowiedzi MF wynika, że opisana procedura aktualizacyjna ma w takich sytuacjach zastosowanie, czyli ww. podmioty mają obowiązek złożyć zgłoszenie aktualizacyjne w przypadku zmiany danych adresowych spowodowanych zmianą nazwy ulicy, przy której prowadzą działalność lub mają siedzibę. Jednocześnie MF zapewniło, że organy skarbowe nie podejmują działań związanych z obowiązkiem aktualizacyjnym. Podatnicy mogą więc zawiadomić o zmianie adresu przy okazji załatwiania konkretnej sprawy urzędowej (np. przy składaniu zeznania). Zgłoszenia aktualizacyjnego należy dokonać na formularzu:

• NIP-2 – w przypadku aktualizacji danych osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, będącej podatnikiem lub płatnikiem,
• NIP-7 – w przypadku aktualizacji danych osoby fizycznej będącej podatnikiem lub płatnikiem,
• ZAP-3 – w przypadku aktualizacji danych osoby fizycznej będącej podatnikiem,
• NIP-8 – w przypadku aktualizacji danych podmiotów wpisanych do Krajowego Rejestru Sądowego.

Aktualizacja danych osób fizycznych

Z treści art. 9 ust. 6 pkt 2 ustawy o ewidencji podatników i płatników wynika, że podatnicy wpisani do rejestru CEIDG mogą dokonać aktualizacji danych, składając formularz CEIDG-1 (czyli dokonując aktualizacji danych adresowych w CEIDG). Prawo do dokonywania aktualizacji danych w ten sposób wynika również z treści art. 5 ust. 5a tej ustawy, który stanowi, że do zgłoszeń identyfikacyjnych oraz zgłoszeń aktualizacyjnych podatników będących osobami fizycznymi wykonującymi działalność gospodarczą stosuje się formularz wniosku o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.

W szczególnej sytuacji są podatnicy będący osobami fizycznymi, objęci rejestrem PESEL, nieprowadzący działalności gospodarczej lub niebędący zarejestrowanymi podatnikami VAT. Zawiadamiają oni o zmianie adresu miejsca zamieszkania, podając aktualny adres miejsca zamieszkania w składanej deklaracji lub innym dokumencie związanym z obowiązkiem podatkowym. Nie muszą więc składać osobnego zgłoszenia aktualizacyjnego. Wystarczy, że podadzą zmieniony adres zamieszkania w deklaracji (np. w zeznaniu rocznym PIT). Oczywiście mogą też dokonać aktualizacji danych adresowych, składając osobne zgłoszenie aktualizacyjne na formularzu ZAP-3.

Likwidacja obowiązku aktualizacji danych – nowe przepisy

Dnia 6 marca 2018 r. Sejm uchwalił ustawę o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy. Ustawa ta ma wejść w życie po upływie 30 dni od dnia publikacji w Dzienniku Ustaw (obecnie ustawa czeka na podpis Prezydenta). Zgodnie z art. 21 tej ustawy zmiana danych będzie następowała z urzędu w zakresie:

• imienia i nazwiska przedsiębiorcy (jeżeli dane te zostały zmienione w rejestrze PESEL) oraz
• danych adresowych (adresu do doręczeń i adresu stałego miejsca prowadzenia działalności) – jeżeli dane te zostały zmienione w krajowym rejestrze urzędowym podziału terytorialnego kraju.

Odpowiedź MF na pytanie „MONITORA Księgowego”

Przytaczamy treść odpowiedzi MF na pytanie „MONITORA Księgowego” w sprawie obowiązku aktualizacji danych.

MF

Wskazane w zapytaniu podmioty – zgodnie z ustawą z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników – mają obowiązek aktualizowania danych objętych zgłoszeniem identyfikacyjnym przez dokonanie zgłoszenia aktualizacyjnego do naczelnika urzędu skarbowego.

W przypadku gdy potrzeba aktualizacji danych wynika z reform systemowych o zasięgu ogólnopaństwowym lub zmian wprowadzanych przez organy samorządu terytorialnego (np. zmiana nazwy miejscowości lub ulicy), organy skarbowe nie podejmują działań związanych z obowiązkiem aktualizacyjnym ze względów zarówno formalno-prawnych, jak i praktycznych.

Obowiązek aktualizacji realizowany jest dopiero w konkretnej sytuacji związanej z pojawieniem się określonych skutków natury prawnej, najczęściej przy załatwianiu przez dany podmiot konkretnej sprawy urzędowej (np. złożenie zeznania podatkowego).

Podmioty objęte rejestrami CEIDG lub KRS powinny dokonać zmiany danych rejestracyjnych we właściwych rejestrach referencyjnych (urzędy skarbowe nie są uprawnione do dokonywania zmian danych rejestracyjnych na podstawie deklaracji/zeznań dla tych podatników).

Dodatkowo zgodnie z ustawą z dnia 26 stycznia 2018 r. o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy (tekst ustawy przekazany do Senatu RP) w art. 21 zapisano, że zmianie z urzędu podlegać będą również dane, które zostały zmienione w krajowym rejestrze urzędowym podziału terytorialnego kraju.¹