Czy droga do osiągnięcia celu jest ważniejsza niż sam cel? Każdy ma jakieś cele – mniej lub bardziej ambitne, mniej lub bardziej realne. Niektóre są związane z życiem zawodowym, inne z życiem prywatnym. W większości przypadków ich osiągnięcie wymaga pracy zespołowej. Ustalenie celu, zwłaszcza zespołowego, to jednak dopiero początek drogi. Teraz potrzebny jest plan prowadzący do osiągnięcia celu. Plan musi obejmować zarówno konieczne działania, jak i budżet.
Planowanie bez uwzględnienia osi czasu jest jednak stratą czasu. Konieczne jest zatem ustalenie daty osiągnięcia celu.
Przykład z życia prywatnego
Pewna osoba postanowiła wyjść za mąż. Cel został określony. Następnie zdefiniowała termin osiągnięcia celu, np. za 2 lata, w konkretnym „szczęśliwym” dniu w kalendarzu.
Na poziomie strategicznym planowania zdefiniowała kluczowe parametry kandydata na małżonka, takie jak: wykształcenie, kultura osobista, delikatność w kontaktach interpersonalnych, podatność na osiąganie kompromisów, zdrowie, pochodzenie społeczne, wzrost itp. Potem – na poziomie operacyjnym planowania – ustaliła zbiór konkretnych kandydatów do dalszego rozpoznania w kontekście przyszłego związku małżeńskiego, np. 5 znanych już jej młodych mężczyzn. Dała się zaprosić do teatru czy kina, wdawała się w dyskusje na różne tematy, zgodziła się na wspólną wycieczkę w kilkuosobowej grupie. Potem podjęła decyzję: ten, nikt inny. Zmieniła jednocześnie charakter działań – spotkania regularne, a nie od czasu do czasu lub przypadkiem, wycieczka we dwoje, uśmiech na twarzy jako reguła itd. Osiągnięcie celu było coraz bliżej.
Nagle pojawia się kłopot. Konkurentka, która zaczyna zbyt śmiało uśmiechać się do wybranego kandydata na małżonka. Konieczne staje się włączenie działań z poziomu planowania dyspozycyjnego: dodatkowe atrakcje dla kandydata, rozmowa z konkurentką – bezpośrednia lub za pośrednictwem wspólnych znajomych – informująca, że miejsce jest już zajęte itp. Konkurentka rezygnuje ze swoich poczynań. Cel zostaje osiągnięty w terminie. Jest radość i... rozpoczyna się formułowanie celu wspólnego: trójka dzieci, w ciągu 5 lat.
Przykład z życia gospodarczego
Właściciele przedsiębiorstwa sformułowali cel finansowy firmy na najbliższy rok w kwocie 891 000 zł zysku (wzrost o 20% w stosunku do zysku realizowanego w roku bieżącym) po zapłaceniu odsetek i podatku dochodowego. Z osiągniętej kwoty 200 000 zł będzie przeznaczone na dywidendę dla właścicieli, a pozostałe 691 000 zł na inwestycje w przedsiębiorstwie.
Zarząd przedsiębiorstwa, na podstawie celu ustalonego przez właścicieli, sporządził plan zapotrzebowania na zysk, będący liczbowym odzwierciedleniem planu strategicznego przedsiębiorstwa, który został w dodatku zmodyfikowany tak, aby osiągnąć wspomniane 20% przyrostu zysku. Zapotrzebowanie na zysk sformułowane przez właścicieli wymaga zapłacenia podatku dochodowego w kwocie 209 000 zł (891 000 : 0,81 × 19%). Kredyty bankowe potrzebne na finansowanie działalności gospodarczej, zwiększonej zgodnie z celem finansowym, wymagają zapłacenia 370 000 zł odsetek. Zgodnie ze społeczną strategią przedsiębiorstwa „Jako firma jesteśmy członkiem społeczeństwa i pomagamy najsłabszym” konieczne jest przeznaczenie na darowizny wolne od podatku dochodowego 30 000 zł.
W efekcie plan zapotrzebowania na zysk przed zapłaceniem odsetek i podatku dochodowego wynosi 1 500 000 zł i jako cel jest bardzo wysoki. Przedsiębiorstwo jeszcze nigdy nie miało do czynienia z tak wysokim zyskiem.
Konieczna jest konstrukcja budżetu przedsiębiorstwa przy udziale menedżerów ze wszystkich szczebli zarządzania, pod przewodnictwem zarządu. W kilku rundach planowania operacyjnego (wrzesień, październik, listopad) zostaje ustalony i zatwierdzony przez zarząd budżet działalności przedsiębiorstwa do osiągnięcia ww. celu, wypełniony wzajemnie spójnymi budżetami wewnętrznymi dla każdego z menedżerów przedsiębiorstwa. Wszystkie budżety zostają przekształcone w rozkłady jazdy, czyli podzielone np. na miesiące planowanego roku. Każdy miesiąc planowanego roku wymaga osiągania zysku w kwocie 125 000 zł.
Rozpoczyna się rok planowany. W styczniu przedsiębiorstwo wygospodarowało 90 000 zł zysku, a zatem mniej, niż wynosił cel miesięczny. Co robić? Szukać przyczyn i winnych odchylenia czy raczej włączyć poziom planowania dyspozycyjnego i podejmować dodatkowe działania prowadzące do osiągnięcia celu rocznego 31 grudnia planowanego roku? Odpowiedź jest oczywista: patrzeć do przodu, a nie do tyłu. Przecież do końca planowanego roku jest jeszcze 11 miesięcy. Bardzo dużo czasu. Luty – 115 000 zł zysku. Tendencja dobra, ale cel roczny wciąż zagrożony. Marzec – 135 000 zł zysku. Radość, ale nie spoczywajmy na laurach, bo znów będzie źle. Pełna aktywność, pełna mobilizacja do końca roku.
31 grudnia planowanego roku jest (około) 1 500 000 zł zysku przed zapłaceniem odsetek i podatku dochodowego (po odjęciu zapłaconych już miesięcznych zaliczek). Pojawia się oczywiście radość z dopięcia celu w założonym terminie.
Co się okazało? Droga do osiągnięcia celu (konieczne zmiany w planie strategicznym, planowanie operacyjne – działania i budżet, oraz dyspozycyjne – dodatkowe działania wynikające z okresowych odchyleń) była ważniejsza od samego celu. Tak, my potrafimy. Nasza wiedza i umiejętności całej kadry menedżerskiej oraz poszczególnych pracowników, kultura naszego przedsiębiorstwa, atmosfera pracy itd. wystarczyły do osiągnięcia celu. Gotowi jesteśmy do stawiania kolejnych, jeszcze bardziej ambitnych celów.
W obu przykładach, zarówno z życia prywatnego, jak i z życia gospodarczego, mamy do czynienia z tymi samymi zagadnieniami:
- ustalaniem i uzgadnianiem celów,
- ustalaniem daty ich osiągnięcia,
- sporządzaniem planów działań i budżetów koniecznych do realizacji,
- reagowaniem na okresowe odchylenia (trudności) w realizacji.
Jest także satysfakcja z dopinania celów w terminie oraz gotowość do ustalania, uzgadniania, realizowania i osiągania kolejnych wyzwań.
Nie ma rzeczy przyjemniejszej niż kształtowanie swojego losu!
Możesz zobaczyć ten artykuł, jak i wiele innych w naszym portalu Controlling 24. Wystarczy, że klikniesz tutaj.
