Okresem sprawozdawczym w rachunkowości jest rok obrotowy. W art. 3 ust. 1 pkt 9 ustawy o rachunkowości znajduje się wyjaśnienie, co należy rozumieć przez rok obrotowy. Jest to rok kalendarzowy lub inny okres trwający 12 kolejnych pełnych miesięcy kalendarzowych, stosowany również do celów podatkowych. Jego zmiany określa statut lub umowa, na podstawie której utworzono jednostkę. Podział roku obrotowego na 12 miesięcy wskazuje, że podstawowym okresem w rachunkowości jest miesiąc. Odniesienie do rozliczeń miesięcznych znajdujemy również w innych artykułach w ustawie o rachunkowości. Aby prawidłowo ustalić wynik z prowadzonej działalności gospodarczej za dany miesiąc, wszystkie zapisy dotyczące tego miesiąca muszą zostać zweryfikowane merytorycznie, formalnie, wprowadzone do ksiąg rachunkowych i zamknięte. „Wynik finansowy jest ogólnym określeniem wyrażonego w pieniądzu okresowego efektu prowadzonych działań gospodarczych”1.
Termin zamknięcia ksiąg rachunkowych za dany miesiąc nie jest wprost określony w ustawie o rachunkowości. W przypadku braku regulacji w ustawie uzasadnione jest korzystanie z przepisów podatkowych.
Na tej podstawie przyjmuje się ostateczny termin zamknięcia miesiąca na 20. dzień następnego okresu rozliczeniowego (odniesienie do prawa podatkowego). Wówczas upływa termin płatności zaliczki na podatek dochodowy od osób prawnych i fizycznych. Zamknięcie ksiąg rachunkowych za dany miesiąc może oczywiście nastąpić wcześniej i ma to swoje uzasadnienie. Przytaczając przysłowie „czas to pieniądz”, nie powinniśmy marnować czasu, lecz dążyć do zamknięcia miesiąca realnie jak najwcześniej.
Jednostka ma prawo sama wybrać dzień zamknięcia miesiąca, nie później jednak niż 20. dnia następnego okresu rozliczeniowego. Powinna zapisać to w polityce rachunkowości. W różnych sytuacjach spotykamy się z wyjątkami, tutaj też istnieje wyjątek, czyli możliwość przesunięcia terminu jeszcze później, gdy zaliczki na podatek dochodowy od osób prawnych jednostka rozlicza w formie uproszczonej, korzystając z zapisu art. 25 pkt 6 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Wówczas nie jest tak istotny termin zamknięcia miesiąca, jednak nie może być później niż 25. dzień następnego miesiąca – obowiązek przesłania JPK-VAT i deklaracji VAT. Pamiętajmy także o rozliczeniu składek ZUS, termin dla spółek prawa handlowego upływa 15. dnia następnego miesiąca. „Konieczne jest zatem, aby księgi rachunkowe dostarczały informacje nie tylko o sytuacji finansowej jednostki, ustalonej w oparciu o zasady rachunkowości, ale również aby gromadziły wszystkie niezbędne informacje dla potrzeb ustalenia zobowiązań podatkowych i terminowego wywiązywania się z obciążeń publicznoprawnych”2.
Zamknięcie ksiąg rachunkowych polega na nieodwracalnym wyłączeniu możliwości dokonywania w nich zapisów księgowych (art. 12 ust. 5 ustawy o rachunkowości). Jeżeli jakieś dowody księgowe dotyczące danego miesiąca wpłyną do jednostki po zamknięciu ksiąg rachunkowych za dany miesiąc, należy je zaksięgować do miesiąca następnego.
Na podstawie ustawy o rachunkowości mamy obowiązek rzetelnie i jasno przedstawić sytuację majątkową i finansową (art. 4 ustawy), sporządzić na koniec każdego miesiąca – zestawienie obrotów i sald, co wynika wprost z art. 18 ustawy, natomiast art. 24 ustawy wyjaśnia, w jaki sposób prawidłowo prowadzić księgi rachunkowe, i tu również znajdujemy odniesienie do rozliczenia okresu miesięcznego (np. dokonanie rozliczeń finansowych, czyli wpłat miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy od osób prawnych lub fizycznych).
Oto prezentowane wprost z ustawy wspomniane artykuły:
Art. 4. – Zasady rachunkowości
- Jednostki obowiązane są stosować przyjęte zasady (politykę) rachunkowości, rzetelnie i jasno przedstawiając sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy.
Art. 18. – UoR Zestawienie obrotów i sald
- Na podstawie zapisów na kontach księgi głównej sporządza się na koniec każdego okresu sprawozdawczego, nie rzadziej niż na koniec miesiąca, zestawienie obrotów i sald, zawierające:
- symbole lub nazwy kont;
- salda kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obroty za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz salda na koniec okresu sprawozdawczego;
- sumę sald na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obrotów za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz sald na koniec okresu sprawozdawczego.
Pozostałe 74% artykułu dostępne jest dla zalogowanych użytkowników serwisu.
Jeśli posiadasz aktywną prenumeratę przejdź do LOGOWANIA. Jeśli nie jesteś jeszcze naszym Czytelnikiem wybierz najkorzystniejszy WARIANT PRENUMERATY.
Zaloguj Zamów prenumeratę Kup dostęp do artykułuMożesz zobaczyć ten artykuł, jak i wiele innych w naszym portalu Controlling 24. Wystarczy, że klikniesz tutaj.
