Przedsiębiorcy mają obowiązek przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych (RODO) – również w przypadku gdy wykorzystują takie dane wyłącznie w celach księgowych, np. w celu wystawiania faktur, prowadzenia ewidencji i ksiąg rachunkowych. Obowiązek przestrzegania przepisów RODO dotyczy także danych osobowych pracowników. W artykule wskazujemy, jakie obowiązki ciążą na przedsiębiorcach (podatnikach i pracodawcach) w związku z wykorzystywaniem przez nich danych osobowych w celach księgowych.

Zasadą jest, że każde przetwarzanie danych osobowych osób fizycznych podlega pod przepisy o ochronie danych osobowych. Ochronie RODO podlegają zatem również dane osób fizycznych prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą.

Oznacza to, że przedsiębiorca ma obowiązek stosowania przepisów o ochronie danych osobowych, jeśli chodzi o dane osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, wykorzystywane dla celów księgowych. Podstawą przetwarzania danych osobowych takich osób jest uzasadniony interes osoby prowadzącej działalność gospodarczą. Przepisom o ochronie danych podlegają również dane osobowe pracowników, które są przetwarzane na podstawie obowiązku prawnego, konieczności wykonania umowy, prawnie uzasadnionego interesu pracodawcy lub zgody pracownika.

Podsumowując, podstawą przetwarzania danych osobowych osób fizycznych prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, np. w celach wystawienia faktur, jest:

  • konieczność wykonania umowy, której stroną jest osoba fizyczna (art. 6 ust. 1 lit. b RODO),
  • uzasadniony interes przedsiębiorcy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).

Natomiast podstawą przetwarzania danych osobowych pracowników jest:

  • konieczność wykonania umowy, której stroną jest pracownik (art. 6 ust. 1 lit. b),
  • obowiązek prawny pracodawcy (art. 6 ust. 1 lit. c RODO),
  • prawnie uzasadniony interes przedsiębiorcy (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) lub
  • zgoda pracownika (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).

Obowiązki przedsiębiorcy jako administratora danych osobowych

Przedsiębiorca jest zobowiązany w szczególności dopełnić wobec swoich kontrahentów obowiązków informacyjnych w tym zakresie (art. 13-14 RODO), ale nie tylko. Na przedsiębiorcy jako administratorze danych osobowych ww. osób ciążą również inne obowiązki wynikające z przepisów RODO.

1. Obowiązki informacyjne

Wykonanie obowiązku informacyjnego wobec osoby fizycznej, której dane są przetwarzane, w tym pracownika (art. 13 RODO), powinno nastąpić podczas pozyskiwania danych osobowych. Z kolei w przypadku pozyskania danych z innego źródła (np. z CEIDG) obowiązek powinien zostać wykonany, co do zasady, w rozsądnym terminie po pozyskaniu danych osobowych – najpóźniej w ciągu miesiąca – mając na uwadze konkretne okoliczności przetwarzania danych osobowych (art. 14 ust. 3 lit. a RODO).

Przykład

Przedsiębiorca odebrał zgody pracowników na przetwarzanie danych osobowych w celu wykonania specjalnych identyfikatorów firmowych z wizerunkiem pracowników. W takim przypadku, oprócz odebrania wyraźnej zgody z określeniem celów przetwarzania danych, konieczne jest przekazanie pracownikom klauzuli informacyjnej o przetwarzaniu ich danych osobowych w powyższych celach.

2. Obowiązek prowadzenia rejestru czynności przetwarzania danych (RCPD)

Każdy administrator danych jest zobowiązany do prowadzenia wewnętrznego rejestru czynności przetwarzania danych (RCPD).

Z obowiązku prowadzenia rejestru czynności przetwarzania danych osobowych, obciążającego administratora i przetwarzającego, są zwolnieni tylko ci przedsiębiorcy lub podmioty zatrudniające mniej niż 250 osób, którzy łącznie spełniają następujące kryteria:

  • przetwarzanie, którego dokonują, nie powoduje ryzyka naruszenia praw lub wolności osób, których dane dotyczą,
  • przetwarzanie ma charakter sporadyczny,
  • przetwarzanie nie obejmuje szczególnych kategorii danych osobowych ani danych osobowych dotyczących wyroków skazujących i naruszeń prawa (art. 30 ust. 5 RODO).

Dostęp możliwy dla zalogowanych użytkowników serwisu. Jeśli posiadasz aktywną prenumeratę przejdź do LOGOWANIA. Jeśli nie jesteś jeszcze naszym Czytelnikiem wybierz najkorzystniejszy WARIANT PRENUMERATY.

Zaloguj Zamów prenumeratę

Zobacz również

Przegląd systemów do zarządzania magazynem

Czytaj więcej

Zasada kontynuowania działalności gospodarczej

CiRZ_10_43.jpg

Sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego zgodnie z ustawą o rachunkowości wiąże się z zastosowaniem wielu zasad. Jedną z nich jest zasada kontynuowania działalności (ang. going concern principle, going concern assumption). Jest to fundamentalna zasada, bardzo istotna, iż w zależności od ustalenia, czy jednostka będzie nadal kontynuować swoją działalność, czy też nie, stosuje się inne metody wyceny aktywów i pasywów.

Czytaj więcej

Power of pricing – moc ceny

CiRZ_10_18.jpg

Czy dla każdej grupy odbiorców należy definiować różną cenę? Co sprawia, że segmentowanie cenowe podnosi zysk? Jakie informacje są potrzebne do zaprojektowania odpowiedniej ceny dla danego kanału sprzedaży? Jakie są ryzyka segmentowania cenowego i jak możemy nim zarządzać?

Czytaj więcej

Numer bieżący

Polecamy

Przejdź do

Partnerzy

Reklama