Rezerwy urlopowe - zasady tworzenia, zastosowanie i ujęcie w bilansie

Jednostka podlegająca pod przepisy ustawy o rachunkowości, zgodnie z art. 4 ust. 1 Ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz. U. z 2017 r. poz. 1089 z późn. zm., dalej: uor), jest zobowiązana przedstawiać jasno i rzetelnie sytuację finansową, majątkową, jak i wynik finansowy. W związku z tym jednostka powinna ująć w księgach rachunkowych wszystkie osiągnięte na jej rzecz przychody oraz obciążające ją koszty związane z tymi przychodami, które dotyczą danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty. Ponadto należy wspomnieć, że dla zapewnienia współmierności przychodów i związanych z nimi kosztów do aktywów lub pasywów jednostki zalicza się również przychody lub koszty, które dotyczą przyszłych okresów sprawozdawczych oraz te, które przypadają na ten okres, natomiast nie zostały jeszcze faktycznie poniesione. Ustawowa definicja została określona w art. 35d uor, w myśl którego rezerwy tworzy się na:

1. pewne lub o dużym stopniu prawdopodobieństwa przyszłe zobowiązania, których kwotę można w sposób wiarygodny oszacować, a w szczególności na straty z transakcji gospodarczych w toku, w tym z tytułu udzielonych gwarancji, poręczeń, operacji kredytowych, skutków toczącego się postępowania sądowego,
2. przyszłe zobowiązania spowodowane restrukturyzacją, jeżeli na podstawie odrębnych przepisów jednostka jest zobowiązana do jej przeprowadzenia lub zawarto w tej sprawie wiążące umowy, a plany restrukturyzacji pozwalają w sposób wiarygodny oszacować wartość tych przyszłych zobowiązań.

Tworzenie rezerw w każdym przedsiębiorstwie wynika w głównej mierze z wyżej wspomnianej zasady zasady współmierności przychodów i kosztów. Oznacza to, że rezerwy należy tworzyć, kiedy jednostka będzie w przyszłości zobligowana do uregulowania wcześniej powstałego zobowiązania i możliwe jest oszacowanie kwoty tego wydatku. Śmiało można również stwierdzić, że decyzja o tworzeniu rezerwy przez jednostkę jest także wyrazem stosowania zasady ostrożności wynikającej z prawa bilansowego. Utworzona rezerwa zabezpiecza jednostkę przed znanym i przewidywanym ryzykiem gospodarczym, które grozi stratami czy też niekorzystnymi skutkami innych prawdopodobnych zdarzeń. Należy zaznaczyć, że to kierownik jednostki gospodarczej podejmuje decyzję o potrzebie utworzenia tego typu rezerwy. Zasady te są wyrazem polityki rachunkowości jednostki. Podejmując decyzję o założeniu rezerwy, powinniśmy kierować się przede wszystkim kryterium istotności kosztów z tego tytułu. Jeżeli bowiem wartość szacowanej rezerwy z tytułu niewykorzystanych urlopów przez pracowników jest istotna i znacząco wpływa na rzetelność sprawozdania finansowego, wówczas powinniśmy utworzyć taką rezerwę, żeby zachować wcześniej wspomnianą współmierność przychodów i kosztów. Natomiast w sytuacji, gdy nieutworzenie rezerwy nie wywrze istotnie wpływu na rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej oraz tym samym nie zniekształci wyniku finansowego jednostki, nie ma obowiązku tworzenia takiej rezerwy.

Rezerwa na niewykorzystane urlopy w myśl art. 39 ust. 2 uor jest rozliczeniem międzyokresowym biernym. Dotyczy bowiem podstawowej działalności operacyjnej jednostki i jest tworzona w związku z obowiązkiem wykonania w przyszłości świadczeń związanych z bieżącą działalnością na rzecz pracowników, w tym świadczeń emerytalnych. Wobec tego, rezerwa urlopowa będzie stanowić zobowiązanie jednostki wobec pracowników z tytułu niewykorzystanych przez nich urlopów pracowniczych za dany rok obrotowy. Wspomniane urlopy powinny zostać wykorzystane w następnym roku obrotowym a w przypadku rozwiązania stosunku pracy powinien zostać wypłacony ekwiwalent pieniężny z tytułu niewykorzystanego urlopu. Należy wspomnieć, że świadczenia z tytułu urlopów są krótkoterminowymi świadczeniami pracowniczymi. Ponadto wartość rezerwy powinna obejmować składki ZUS (tylko w części obciążającej pracodawcę), ponieważ wyceniana jest w wartości przewidywanych wynagrodzeń. Bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów z tytułu przyszłych świadczeń na rzecz pracowników dość jasno określa Krajowy Standard Rachunkowości 6 (dalej: KSR 6), zgodnie z którym rezerwy:

1. dokonywane są w szczególności z tytułu: niewykorzystanych urlopów, odpraw emerytalnych i rentowych, nagród jubileuszowych,
2. niewykorzystany urlop to urlop za dany rok kalendarzowy i lata poprzednie, niewykorzystany przez pracownika do 31 grudnia, przy uwzględnieniu stanu na dzień bilansowy, w przypadku, kiedy rok obrotowy jest różny od kalendarzowego. Bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów niewykorzystanych urlopów w szczególności są dokonywane na urlopy pracowników produkcyjnych, pobierających wynagrodzenie uzależnione od efektów pracy (np. akordowe). Celem ich dokonywania jest właściwe odniesienie kosztów do okresu, w którym jednostka faktycznie uzyskuje efekty pracy pracowników,
3. odprawy emerytalne i rentowe oraz nagrody jubileuszowe to długoterminowe świadczenia pracownicze zależne od stażu pracy. Prawo do tych świadczeń nabywają pracownicy przez cały okres zatrudnienia w jednostce, co rodzi zobowiązanie jednostki w stosunku do pracowników w przyszłości. Bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów z tytułu tych zobowiązań powinny być ustalane w wiarygodnie oszacowanej wartości, w ciężar kosztów bezpośrednio związanych z działalnością operacyjną w bieżącym okresie.