Rabaty cenowe i faktury korygujące w księgach nabywcy

Rabat cenowy (potransakcyjny) w księgach rachunkowych nabywcy

W myśl zapisów ustawy o rachunkowości cena nabycia to cena zakupu składnika aktywów, obejmująca kwotę należną sprzedającemu, bez podlegających odliczeniu podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowego, a w przypadku importu powiększona o obciążenia o charakterze publicznoprawnym oraz powiększona o koszty bezpośrednio związane z zakupem i przystosowaniem składnika aktywów do stanu zdatnego do używania lub wprowadzenia do obrotu, łącznie z kosztami transportu, jak też załadunku, wyładunku, składowania lub wprowadzenia do obrotu, a obniżona o rabaty, opusty, inne podobne zmniejszenia i odzyski. Obniżenie ceny nabytych towarów może więc nastąpić m.in. w wyniku otrzymania rabatu cenowego.

Podmioty gospodarcze, dokonując w księgach rachunkowych korekty kosztów, powinny uwzględnić zasadę memoriału oraz zasadę współmierności przychodów i kosztów. Oznacza to, że w księgach rachunkowych należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na rzecz jednostki przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami, dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty.

Natomiast dla zapewnienia współmierności przychodów i związanych z nimi kosztów do aktywów lub pasywów danego okresu sprawozdawczego zalicza się koszty lub przychody dotyczące przyszłych okresów oraz przypadające na ten okres sprawozdawczy koszty, które jeszcze nie zostały poniesione.

Korektę kosztów należy więc ująć w księgach rachunkowych tego okresu sprawozdawczego, w którym pierwotnie poniesiono wydatek. Dotyczy to wszystkich korekt, które nastąpiły do dnia sporządzenia rocznego sprawozdania finansowego.

Kwestia rabatów (zmniejszenia ceny) została też wyjaśniona przez Komitet Standardów Rachunkowości w stanowisku w sprawie rozrachunków z kontrahentami.

W tym stanowisku rabaty, z punktu widzenia momentu ujęcia rabatów w księgach rachunkowych i ich wpływu na wartość rozrachunków z kontrahentami, dzieli się na:

→ prerabaty – udzielane odbiorcy przed spełnieniem przez niego określonych warunków, które uzasadniają przyznanie rabatu;

→ rabaty transakcyjne – udzielane odbiorcy w momencie sprzedaży dóbr lub usług;

→ rabaty potransakcyjne – udzielane odbiorcy po spełnieniu przez niego określonych warunków, np.:

→ zakup w danym okresie ustalonej minimalnej liczby dóbr lub usług lub

→ zaistnienie określonych okoliczności, np. uszkodzenie dóbr w transporcie, uznanie złożonej przez odbiorcę reklamacji).

Przyznanie rabatu potransakcyjnego sprzedawca dokumentuje dowodem korygującym i zmniejsza początkową wartość należności lub zobowiązania w swoich księgach rachunkowych. Zgodnie z zapisami stanowiska w sprawie rozrachunków z kontrahentami przyznanie rabatu potransakcyjnego może powodować po stronie nabywcy powstanie należności od dostawcy, jeśli pierwotne zobowiązanie zostało już spłacone.

Ostateczne rozliczenie rabatu potransakcyjnego z tytułu dokonanych w danym roku obrotowym transakcji zakupu objętych rabatem może nastąpić po dniu bilansowym.

Jeśli ujęcie w księgach rachunkowych rozliczenia rabatu następuje przed sporządzeniem sprawozdania finansowego, to jednostka koryguje wartość zobowiązania w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, w którym przeprowadziła transakcje zakupu objęte rabatem.

Dla przykładu otrzymany w 2022 r. przez jednostkę rabat potransakcyjny dotyczący zakupów dokonanych w 2021 r. powinien zostać ujęty w księgach 2021 r.

Rabaty w księgach rachunkowych na przełomie roku obrotowego<

Sposób ewidencji rabatów w księgach rachunkowych zależy od momentu, kiedy jednostka otrzyma fakturę korygującą lub inny dokument potwierdzający otrzymany rabat za zakupione towary lub materiały. Jeśli jednostka otrzyma fakturę korygującą jeszcze przed zamknięciem ksiąg rachunkowych i sporządzeniem sprawozdania finansowego, wówczas dokonuje korekty kosztów z tytułu rabatów albo wartości stanów magazynowych towarów lub materiałów w okresie, którego rabat dotyczy. Natomiast, jeśli jednostka otrzyma fakturę korygującą po sporządzeniu sprawozdania finansowego i kwota ta nie jest istotna z punktu widzenia sprawozdania finansowego, wówczas ewidencjonuje rabat w okresie, w którym otrzymała fakturę korygującą.

Inaczej wygląda sytuacja z podatkowego punktu widzenia, gdyż koszty uzyskania przychodów koryguje się w okresie otrzymania faktury korygującej lub innego dokumentu potwierdzającego otrzymanie rabatu. Nie ma tu znaczenia, którego okresu rabat dotyczy.

Korekta kosztów bilansowych przed sporządzeniem sprawozdania finansowego<

Towary i materiały na dzień ich nabycia ujmuje się w księgach rachunkowych w cenach nabycia. Jeśli nie zniekształca to stanu aktywów oraz wyniku finansowego jednostki, składniki te można wyceniać w cenach zakupu.

W myśl zapisów ustawy o rachunkowości, cena nabycia to cena zakupu składnika aktywów, obejmująca kwotę należną sprzedającemu, obniżona o rabaty, opusty, inne podobne zmniejszenia i odzyski. Zatem otrzymanie rabatu powoduje obniżenie ceny nabytych towarów i materiałów.

Jeśli otrzymany przez jednostkę rabat dotyczy zakupionych, a jeszcze niesprzedanych towarów lub niezużytych materiałów, tj. towarów, materiałów, które znajdują się w magazynie jednostki, wówczas należy odpowiednio skorygować, tj. zmniejszyć, wartość zapasów znajdujących się w magazynie. Natomiast w przypadku, gdy rabat dotyczy już sprzedanych towarów lub zużytych materiałów, należy skorygować koszty.

Generalnie, zgodnie z zasadą memoriału, koszty powinny być przypisywane do okresu, którego dotyczą, niezależnie od terminu ich zapłaty. W związku z tym rabat powinien być przypisywany do tego roku obrotowego, w którym zaliczono do kosztów wartość towarów lub materiałów objętych tym rabatem. Zasada ta dotyczy wszelkich korekt, jakie nastąpiły do dnia sporządzenia sprawozdania finansowego.

Korekta kosztów po dniu bilansowym<

W przypadku, gdy korekta kosztów nastąpi już po sporządzeniu sprawozdania finansowego, ale jeszcze przed jego zatwierdzeniem, wówczas należy zweryfikować, czy korekta ta ma istotny wpływ na to sprawozdanie finansowe. Jeśli bowiem po sporządzeniu rocznego sprawozdania finansowego, a przed jego zatwierdzeniem, jednostka otrzymała informacje o zdarzeniach, które mają istotny wpływ na to sprawozdanie finansowe lub powodują, że założenie kontynuowania działalności przez jednostkę nie jest uzasadnione, wówczas jednostka powinna odpowiednio zmienić to sprawozdanie, dokonując jednocześnie odpowiednich zapisów w księgach rachunkowych roku obrotowego, którego sprawozdanie finansowe dotyczy.

Jeśli jednostka otrzyma fakturę korygującą po sporządzeniu sprawozdania finansowego, a kwota nie jest istotna z punktu widzenia niezatwierdzonego jeszcze sprawozdania finansowego, to kwotę rabatu ewidencjonuje się w okresie otrzymania dokumentu potwierdzającego jego otrzymanie.

Zatem moment ujęcia rabatu otrzymanego po sporządzeniu sprawozdania finansowego, ale przed jego zatwierdzeniem, zależy od istotności wpływu otrzymanego rabatu na wynik finansowy jednostki.

Natomiast po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego rabat ewidencjonuje się w okresie jego otrzymania.

Korekta kosztów podatkowych

Inaczej wygląda sytuacja w przypadku kosztów podatkowych. W myśl zapisów ustaw podatkowych, zmniejszenia kosztów w związku z otrzymanym rabatem dokonuje się w okresie rozliczeniowym, w którym została otrzymana faktura korygująca lub, w przypadku braku faktury, inny dokument potwierdzający przyczyny korekty.

Jeżeli w okresie rozliczeniowym, w którym jednostka otrzymała fakturę korygującą lub inny dokument potwierdzający przyczyny korekty, jednostka nie poniosła kosztów uzyskania przychodów lub kwota poniesionych kosztów uzyskania przychodów jest niższa niż kwota zmniejszenia, to należy zwiększyć przychody o kwotę, o którą nie zostały zmniejszone koszty uzyskania przychodów.

O momencie korekty kosztów podatkowych, która nie jest spowodowana błędem rachunkowym lub oczywistą omyłką, decyduje data otrzymania stosownego dokumentu. Jeśli podmiot otrzyma fakturę korygującą w związku z udzieleniem przez sprzedawcę rabatu z tytułu zakupów towarów lub materiałów, które zostały już sprzedane lub zużyte, to powinien zmniejszyć koszty uzyskania przychodów w miesiącu otrzymania faktury korygującej. Nie ma tu znaczenia data wystawienia faktury korygującej lub innego dokumentu potwierdzającego przyczyny korekty oraz to, że korekta odnosi się do kosztów poprzedniego okresu.

Jeśli więc jednostka poniosła koszt np. w grudniu 2021 r. i będzie on korygowany np. w styczniu 2022 r., to skutki tej korekty należy odnieść do kosztów lub przychodów podatkowych na bieżąco (w 2022 r.), o ile zachodzą przesłanki wynikające z powołanych przepisów o podatku dochodowym.

Jednak w przypadku, gdy korekta kosztu spowodowana jest błędem rachunkowym lub inną oczywistą omyłką, wówczas korekty należy dokonać wstecz.

WAŻNE! Jeśli faktura korygująca dotyczy towaru bądź materiału, który to towar nie został jeszcze sprzedany, a materiał nie został jeszcze odniesiony w koszty z tytułu zużycia materiałów, to przepisy dotyczące korekty kosztów nie mają zastosowania.