Elektroniczna wymiana danych - case study na przykładzie SAP BO oraz iGrafx

Informatyczne systemy wsparcia procesów biznesowych (zarządczych, księgowych, finansowych) stały się nieodłącznym elementem procesu ewolucji przedsiębiorczości cyfrowej, a obecnie nikt nie wyobraża sobie pracy przy złożonych projektach bez wsparcia technologii informatycznej. Rozległe systemy, które zostały zaprzęgnięte jako narzędzia pomagające w prowadzeniu biznesu, akumulują ogromne przestrzenie danych, które niejednokrotnie mogą być wykorzystywane w wielu procesach, niekoniecznie obsługiwanych przez dany system. W niniejszym tekście zostanie przedstawiona możliwość wymiany danych między systemami na przykładzie rozwiązania SAP BO (system klasy ERP) oraz iGrafx – narzędzia do modelowania i symulacji procesów biznesowych z wykorzystaniem składni warstwowego języka BPMN.

iGrafx – narzędzie informatyczne

Na rynku istnieje wiele rozwiązań wspierających wykorzystanie języka BPMN w procesie modelowania i symulacji biznesowych. Niestety duża część dostępnego oprogramowania w zasadzie koncentruje się na rysowaniu modeli, ponieważ nie spełnia punktów 1-3 wymienionych wyżej. Posiada też inne ograniczenia, takie jak:

1. brak walidacji składni modelu – oprogramowanie nie weryfikuje, czy analityk wykorzystał poprawne elementy języka BPMN w procesie wizualizacji modelu;
2. brak możliwości zasilania modelu danymi;
3. brak możliwości dokonania rzeczywistej symulacji, a jedynie pokazanie przejścia żetonu przez model.

Jak zatem łatwo zauważyć, nie każde narzędzie, które predestynuje do odgrywania roli w procesie modelowania jest adekwatne, by je zastosować.

W praktyce modelowania i prowadzenia symulacji biznesowych wg BPMN doskonale sprawdza się iGrafx. Jest to kompleksowe oprogramowanie, które wspiera przygotowanie mapy procesu, opracowanie warstwy danych dla symulacji, czy wreszcie samą symulację. Dodatkowo narzędzie to posiada moduł autowalidacji, co oznacza, że w trakcie przygotowania modelu procesu biznesowego system automatycznie weryfikuje, czy użyte kształty wpisują się w logikę BPMN. Ponadto iGrafx wspiera procesy symulacyjne.

Prawidłowa symulacja wymaga możliwości wykorzystania danych niesionych przez instancję procesu lub dotyczących całego procesu do sterowania przebiegiem procesu. Dane takie (w iGrafx nazywane atrybutami) pozwalają na odwzorowanie specyficznych zależności podczas realizacji procesu, mogą wpływać na sposób realizacji procesu i mogą pomagać w:

• identyfikacji transakcji o np. zmienionym priorytecie,
• przypisaniu specyficznego zachowania się wybranych transakcji (np. transakcje o zwiększonej pracochłonności będą się wykonywały dłużej),
• badaniu reakcji procesu na pojawienie się określonych stanów (np. awaria procesu i wymuszenie ścieżki awaryjnej w procesie) etc.

Kolejną zaletą wykorzystywania danych jest możliwość tworzenia standardowych modeli symulacyjnych (prototypów) i badanie reakcji na zmianę rozkładu danych, co umożliwia planowanie eksperymentów symulacyjnych i ułatwia badanie porównawcze procesów (np. benchmarking). Prowadzenie symulacji uwzględniającej reakcję na dane pozwala na stworzenie prototypu symulacyjnego bardzo wiernie odwzorowującego rzeczywistość, przez co zmniejszającego lukę pomiędzy wynikami symulacji a rzeczywistym wynikiem procesu.

Zaletą prowadzenia symulacji modelu procesu biznesowego iGrafx jest możliwość identyfikacji „wąskich gardeł”, które można zlokalizować m.in. dzięki statystyce kolejkowania w danym procesie biznesowym. Oznacza to, iż analityk na poziomie modelu, a następnie symulacji, może dokonać racjonalizacji przebiegu procesu, a w ten sposób wykluczyć marnotrawienie zasobów przedsiębiorstwa lub skrócić cykl trwania pojedynczej transakcji; to zaś przekłada się na skrócenie czasu symulacji, co wiąże się z uzyskaniem lepszej efektywności zaangażowanych zasobów.

Dodatkowym atutem oprogramowania iGrafx oraz jego możliwości w zakresie zasilania modelu i symulacji danymi są procesy automatyzacyjne.

SAP BO – przykład rozwiązania klasy ERP

SAP Business One (SAP BO) jest jednym z najpopularniejszych rozwiązań klasy ERP dedykowanym dla średnich podmiotów, które są gotowe na wdrożenie rozwiązania IT o sporym stopniu złożoności i zaawansowania¹.

SAP BO to klasyczne rozwiązanie ERP, pokrywające funkcje, takie jak:

• finanse i księgowość,
• CRM i kontrahentów,
• sprzedaż, zakupy, handel,
• magazyn (gospodarka materiałowa),
• produkcja,
• serwis,
• analizy i prognozy,
• kadry i płace.