Inwentaryzacja składników majątku jednostki i różnice inwentaryzacyjne

Inwentaryzacja służy również rozliczeniu pracowników, np. magazynierów, kasjerów, sprzedawców, kierowników sklepu oraz innych osób odpowiedzialnych za powierzone im mienie, a także skorygowaniu ujawnionych podczas inwentaryzacji różnic.

Obowiązek przeprowadzenia inwentaryzacji

Obowiązek przeprowadzania inwentaryzacji wynika z ustawy o rachunkowości, w myśl której rachunkowość jednostki obejmuje m.in. okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów. Jednostki mają również obowiązek rzetelnie i jasno przedstawiać swoją sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy. Z zasady tej pośrednio wynika obligatoryjność przeprowadzania inwentaryzacji, ponieważ prezentowane w sprawozdaniach finansowych dane mogą być wiarygodne tylko wtedy, gdy dane księgowe zostały zweryfikowane ze stanem faktycznym. Dopiero po potwierdzeniu stanu poszczególnych składników majątku i wyjaśnieniu wynikłych różnic inwentaryzacyjnych stan ewidencji księgowej można uznać za prawidłowy, a dane zawarte w sprawozdaniu finansowym za rzetelnie odzwierciedlające rzeczywistość.

Celem inwentaryzacji jest zatem ustalenie rzeczywistych stanów aktywów, pasywów i na tej podstawie:

• doprowadzenie danych wynikających z ksiąg rachunkowych do zgodności ze stanem rzeczywistym, a tym samym zapewnienie realności wynikających z nich informacji ekonomicznych,
• rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych (współodpowiedzialnych) za powierzone mienie,
• dokonanie oceny gospodarczej przydatności składników majątkowych,
• przeciwdziałanie nieprawidłowościom w gospodarce majątkiem.

Jak zapewnić realizację celów inwentaryzacji?

Aby zapewnić realizację przedstawionych celów inwentaryzacji, należy dołożyć starań, by składniki majątkowe objęte spisem z natury (znajdujące się na określonym polu spisowym) nie były wydawane lub przyjmowane do czasu zakończenia spisu. Wydanie lub przyjęcie może mieć miejsce tylko wówczas, gdy jest to niezbędne do zapewnienia normalnej działalności, pod warunkiem że zostanie o tym powiadomiony zespół spisowy (komisja inwentaryzacyjna).

Inwentaryzacja obejmuje swoim zakresem składniki majątkowe będące własnością spółki oraz składniki niebędące własnością spółki, o ile są one w jednostce:

• na przechowaniu,
• w użytkowaniu,
• przyjęte do przerobu,
• dzierżawione.

Inwentaryzacji podlegają środki zaliczone do:

1. rzeczowych składników majątkowych:
   • środki trwałe,
   • narzędzia specjalne,
   • materiały,
   • wyroby gotowe,
   • produkcja w toku,
   • inwestycje rozpoczęte;
2. finansowych składników majątkowych;
3. pieniężnych składników majątkowych:
   • gotówka w kasie i na rachunkach bankowych,
   • czeki, weksle i depozyty;
   • należności, zobowiązania, rozliczenia międzyokresowe kosztów.

Rodzaje inwentaryzacji

Inwentaryzacja rzeczowych i pieniężnych składników majątku obejmuje:

• przeprowadzenie spisu z natury oraz kontrolę prawidłowości spisu,
• wycenę i ustalenie wartości spisanych z natury składników majątku oraz ustalenie różnic inwentaryzacyjnych,
• postawienie umotywowanych wniosków co do sposobu rozliczania różnic inwentaryzacyjnych,
• ujęcie w księgach rachunkowych różnic inwentaryzacyjnych i rozliczeń inwentaryzacji,
• ocenę przydatności gospodarczej objętych spisem składników majątkowych,
• wnioski o usunięcie nieprawidłowości stwierdzonych w wyniku spisu.

Te czynności inwentaryzacyjne należą do obowiązków komisji inwentaryzacyjnej.

W myśl zapisów ustawy o rachunkowości, jednostki są zobowiązane do przeprowadzania inwentaryzacji aktywów i pasywów na ostatni dzień każdego roku obrotowego. Termin ten (ostatni dzień roku obrotowego) i częstotliwość uważa się za dotrzymane, jeżeli jednostka przeprowadzi inwentaryzację:

• składników aktywów – z wyłączeniem aktywów pieniężnych, papierów wartościowych, produktów w toku produkcji oraz materiałów, towarów i produktów gotowych, określonych w art. 17 ust. 2 pkt 4 – rozpoczętą nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończoną do 15. dnia następnego roku, ustalenie zaś stanu nastąpiło przez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury lub potwierdzenia salda – przychodów i rozchodów (zwiększeń i zmniejszeń), jakie nastąpiły między datą spisu lub potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych, przy czym stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym;
• zapasów materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów znajdujących się w strzeżonych składowiskach i objętych ewidencją ilościowo-wartościową – przeprowadzoną raz w ciągu 2 lat;
• nieruchomości zaliczonych do środków trwałych oraz inwestycji, jak też znajdujących się na terenie strzeżonym innych środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie – przeprowadzoną raz w ciągu 4 lat;
• zapasów towarów i materiałów (opakowań) objętych ewidencją wartościową w punktach obrotu detalicznego jednostki – przeprowadzoną raz w roku;
• zapasów drewna w jednostkach prowadzących gospodarkę leśną – przeprowadzoną raz w roku.

Jednostka może także dokonać spisu z natury na inny dzień niż na dzień bilansowy, jeśli zaistnieje taka potrzeba. Termin spisu z natury należy wybrać w taki sposób, aby umożliwić uzgodnienie wyników spisu z danymi w ewidencji księgowej. Dla większości składników majątku obrotowego taką datą jest ostatni dzień miesiąca, ponieważ zazwyczaj na ten dzień zapisy księgowe uwzględniają wszystkie przychody i rozchody składników majątku podlegających spisowi.

Przy wyborze daty spisu z natury należy mieć na względzie również inne czynniki, np.:

• warunki pogodowe – w przypadku zapasów przechowywanych na powietrzu dogodniejszym terminem przeprowadzenia spisu jest październik niż grudzień,
• sezonowość prowadzonej działalności – spis dobrze jest przeprowadzić, gdy stan zapasów jest względnie niski.

Częstotliwość i terminy inwentaryzacji określa, na wniosek głównego księgowego, przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej.

Przy ustalaniu terminów i częstotliwości inwentaryzacji należy stosować następujące zasady:

• inwentaryzację materiałów, półfabrykatów i wyrobów gotowych, których różnice inwentaryzacyjne w sposób istotny mogą wpływać na wynik działalności, należy przeprowadzić w kwartale kończącym rok sprawozdawczy;
• składniki majątku wymagające szczególnej ochrony należy inwentaryzować częściej niż raz w roku w terminach niezapowiedzianych, tak aby została zapewniona skuteczna ochrona mienia;
• inwentaryzację składników majątku należy przeprowadzić każdorazowo w momencie zmiany osób materialnie odpowiedzialnych za dane składniki majątkowe, a także na dzień, w którym na skutek wypadków losowych lub innych przyczyn, np. kradzieży, część z nich została zniszczona, uszkodzona lub przywłaszczona. Jeżeli zakres inwentaryzacji oraz termin jej przeprowadzenia na to pozwolą, zastępuje ona inwentaryzację, jaką w danym zakresie należało przeprowadzić. Można nie przeprowadzać inwentaryzacji składników na dzień zmiany osoby materialnie odpowiedzialnej, jeżeli zmiana następuje na krótki okres (do 2 tygodni, np. urlop), a osoby przekazujące i przyjmujące odpowiedzialność wyraziły pisemną zgodę na wspólną odpowiedzialność za powierzone składniki majątku;
• składniki majątku zinwentaryzowane w danym roku metodą wyrywkową w następnym roku muszą być objęte inwentaryzacją pełną;
• inwentaryzację należy przeprowadzić na dzień kończący okres sprawozdawczy, dozwolone jest również przeprowadzenie inwentaryzacji na inny dzień, jeżeli ewidencja danych składników zezwala na ustalenie w inwentaryzacji różnic inwentaryzacyjnych;
• terminy inwentaryzacji powinny być ustalone w planie inwentaryzacji ciągłej i okresowej oraz w osobnym planie inwentaryzacji składników nieobjętych spisem z natury (sprawdzenie i weryfikacja stanów).

Inwentaryzacja przeprowadzana jest także poprzez uzgodnienie stanów rozliczeń, np. z bankami, budżetem, ZUS, kontrahentami itp. Ten rodzaj inwentaryzacji polega na uzyskaniu pisemnego potwierdzenia stanu środków pieniężnych na rachunkach oraz ujęciu w księgach rachunkowych rezultatów uzgodnienia. Czynności te wykonywane są przez pracowników księgowości.

Inwentaryzacja poprzez weryfikację stanu ewidencyjnego składników majątku i innych wartości stosowana jest do tych składników majątku, które nie mogą być ustalone w drodze spisu z natury. Inwentaryzacja ta polega na ustaleniu realności ich stanu ewidencyjnego przez porównanie go z odpowiednimi dowodami, planami produkcji itp. Rezultaty weryfikacji należy ująć w odpowiednim protokole. Ujawnione w toku weryfikacji różnice między rzeczywistym stanem aktywów lub pasywów a ich stanem ewidencyjnym podlegają wyjaśnieniu i ujęciu w księgach rachunkowych w sposób ustalony w planie kont.

Metody inwentaryzacji

Jednostka może przeprowadzać inwentaryzację na różne sposoby. Stosowana metoda powinna być opisana w polityce rachunkowości.

Pełna inwentaryzacja okresowa – polega na ustaleniu rzeczywistych stanów wszystkich składników aktywów i pasywów objętych inwentaryzacją, np. wszystkich rodzajów materiałów, środków trwałych objętych ewidencją na jednym koncie syntetycznym, w dniu, na który przypadł termin inwentaryzacji.

Inwentaryzacja ciągła – polega na dokonywaniu systematycznie w ciągu okresu inwentaryzacyjnego w różnych, planowo określonych terminach, spisu z natury poszczególnych składników w taki sposób, aby wszystkie środki w ciągu tego okresu zostały objęte inwentaryzacją z wyznaczoną częstotliwością, oraz na bieżącym ustaleniu i rozliczeniu ilościowym i wartościowym różnic inwentaryzacyjnych.

Wyrywkowa inwentaryzacja – polega na ustaleniu niektórych tylko składników objętych inwentaryzacją aktywów. Materiały, wyroby gotowe, półfabrykaty inwentaryzowane metodą wyrywkową należy tak dobrać, aby cel inwentaryzacji został spełniony, np. materiały objęte ewidencją na jednym koncie syntetycznym o wartości stanowiącej znaczną część salda tego konta. Za stan rzeczywisty składników nieobjętych inwentaryzacją wyrywkową uważa się ich stan ewidencyjny.

W przypadku zbycia składników majątku innej jednostce lub zmiany osoby materialnie odpowiedzialnej należy przeprowadzić inwentaryzację pełną. W takiej sytuacji nie może być przeprowadzana inwentaryzacja metodą wyrywkową.

Inwentaryzacja doraźna – polega na przeprowadzeniu spisu z natury w razie nagłej potrzeby, np. w przypadku zmiany osoby materialnie odpowiedzialnej, wypadków losowych, kradzieży, przy rewizji i kontroli.

Uproszczona metoda inwentaryzacji – polega na posługiwaniu się przez zespoły spisowe danymi ewidencji analitycznej o stanie składników majątku spisywanych z natury. Można ją stosować pod warunkiem zorganizowania w czasie trwania spisu sprawnie działającego systemu kontroli zapewniającego ujęcie w spisie rzeczywistego stanu tych środków.

Inwentaryzacja jest przeprowadzana na podstawie wydanego przez kierownika jednostki zarządzenia, które określa składniki majątku i termin inwentaryzacji.