Wdrożony system usprawnia proces budżetowania, prognozowania i monitorowania wykonania planu PKO Banku Polskiego oraz Grupy Kapitałowej PKO.

Wsparcie PKO Banku Polskiego w realizacji procesu budżetowania i prognozowania

Opis sytuacji

Grupa Kapitałowa PKO Banku Polskiego należy do największych instytucji finansowych w Polsce, a także jest jedną z wiodących grup finansowych Europy Środkowo-Wschodniej. PKO BP to niekwestionowany lider polskiego sektora bankowego pod względem zarówno skali działania, kapitałów własnych, aktywów, liczby klientów, jak i rozległości sieci dystrybucji.

Posiadane przez Bank rozwiązanie nie spełniało już dynamicznie rosnących potrzeb. Bank musiał podjąć decyzję, czy rozbudowywać aktualny system, czy - wykorzystując zdobyte doświadczenia - wdrożyć nowe rozwiązanie, dopasowane do nowych oczekiwań. Po przeprowadzonej analizie uznano, że efektywniejszym rozwiązaniem będzie wymiana systemu na nowy.

„Rosnące wymagania Banku w obszarze szczegółowych, wielowariantowych analiz, a także aspekty wydajnościowe przyczyniły się do podjęcia decyzji o wdrożeniu nowego elastycznego rozwiązania, które znacząco usprawni funkcjonowanie Banku. Do realizacji powyższych zadań wybraliśmy Codec Systems - naszego sprawdzonego partnera, który odpowiadał za pełne wdrożenie poprzedniego systemu.” - mówi Mirosław Grzelak, dyrektor departamentu planowania i controllingu.

Cele projektu

W związku ze wzrostem zapotrzebowania na szybsze i bardziej intuicyjne generowanie dokładniejszej oraz bardziej rozbudowanej informacji zarządczej Bank zaplanował wdrożenie nowego systemu informatycznego, rozbudowanego o dodatkowe możliwości analizy różnych wariantów i scenariuszy planów. 

Proces budżetowania Banku wymagał implementacji skomplikowanych, a zarazem wydajnych kalkulacji wyniku odsetkowego, amortyzacji kosztów oraz pozycji raportowych Rachunku Wyników i Bilansu.

Bank chciał także zintegrować niezależne moduły do wyliczania kosztów z modułem przychodów i wyniku odsetkowego przy zachowaniu możliwości obsługi dużej zmienności struktury organizacyjnej.

Wdrożenie

„Skala skomplikowania, rozbudowana struktura, szerokie wymagania biznesowe, a przede wszystkim napięty harmonogram, podporządkowany procesowi planistycznemu na 2016 rok, sprawiał, że, zarówno skala wyzwań stawianych przed projektem, jak i oczekiwane efekty biznesowe były bardzo duże. Wiedzieliśmy jednak, że możemy polegać na naszym zespole i doświadczonym partnerze, jakim jest niewątpliwie Codec” - mówi Anna Oleksów, kierownik Zespołu PKO Bank Polski.

Mimo długoletniej współpracy z PKO Bank Polski i wiedzy na temat potrzeb i oczekiwań Banku projekt rozpoczęła szczegółowa analiza przedwdrożeniowa, która w połączeniu z pełnym profesjonalizmem i zaangażowaniem klienta przebiegała bardzo sprawnie.

System umieszczony został na nowoczesnej, 64-bitowej architekturze, usytuowanej na trzech środowiskach: deweloperskim, testowym i produkcyjnym.

„W Codec Systems podchodzimy do każdego przypadku indywidualnie, starając się trafiać w sedno potrzeb naszych klientów. Jesteśmy pewni swoich kompetencji oraz przygotowywanych indywidualnie rozwiązań, co pozwala nam budować z klientami długotrwałe, oparte na zaufaniu relacje” - mówi Marek Łatuszko, project manager Codec Systems.

Istotnym założeniem wdrożenia było uzyskanie funkcjonalności pozwalających na przeprowadzenie pełnego procesu planistycznego na roku 2016, dlatego każdy z początkowych etapów prac kończył się produkcyjnym oddaniem kompletnych modułów systemu.

Etap pierwszy

Celem pierwszego etapu było przygotowanie systemu do przeprowadzenia pełnego procesu planistycznego Banku w roku 2016. System stanowiły cztery podstawowe modele budżetowe: projektowy, kosztowy, centralny (raportowy Banku) i SGKB (raportowy Grupy Kapitałowej PKO).

Model projektowy

Służy do wprowadzania, wyliczania i prezentacji kosztów projektów (bezpośrednich i amortyzacji) w podziale na pojedyncze projekty, zagregowane pozycje kosztowe, waluty oraz jednostki.

Model kosztowy

Służy do wprowadzania, wyliczania i prezentacji kosztów Banku (bezpośrednich i nośnikowanych) w podziale na pozycje kosztowe, kategorie kosztowe, waluty i jednostki organizacyjne (w tym departamenty centrali). Model wyposażony jest w mechanizm zasilania zagregowanymi danymi z modelu projektowego.

Model centralny

Służy do wyliczania szczegółowego wyniku odsetkowego starej i nowej sprzedaży (po produktach i walutach), prowizji, rezerw, odpisów oraz shadow-accountingu. Model centralny wyposażony jest w mechanizm zasilania zagregowanymi danymi z modelu kosztowego. Ponadto w modelu tym odbywa się prezentacja finalnych raportów Banku: Bilansu i Rachunku Wyników w podziale na piony i jednostki profit-center.

Model SGKB

Służy do wprowadzania danych pozostałych Spółek Grupy Kapitałowej Banku oraz raportowania planu i wykonania całej Grupy PKO Banku Polskiego. Model SGKB wyposażony jest w mechanizm zasilania zagregowanymi danymi PKO BP z modelu centralnego. W modelu tym Spółki Grupy PKO Banku Polskiego planują swoje koszty, Bilans i Rachunek Wyników.

W ramach prac I etapu zainstalowano i skonfigurowano system na nowych środowiskach, zbudowano modele budżetowe Banku wraz z mechanizmem wymiany danych między nimi oraz nadano uprawnienia użytkownikom. Przeprowadzono także szkolenia z obsługi nowego systemu dla grupy około 150 użytkowników końcowych (pracowników Banku) oraz szkolenia administracyjne dla administratorów biznesowych systemu z Departamentu Planowania i Kontrolingu.

Etap drugi

W kolejnym kroku rozbudowano system o model kaskady kosztów. Równocześnie świadczone było wsparcie systemu podczas sesji budżetowej prowadzonej z użyciem modeli wdrożonych w poprzednim etapie.

Model Kaskady Kosztów

Służy do szczegółowego prognozowania kosztów kwartalnych na poziomie wszystkich jednostek Banku (w tym poszczególnych oddziałów detalicznych i korporacyjnych).

Model realizuje kilkuetapowy proces weryfikacji i korekt danych prognozy przez użytkowników na szczeblu centralnym (dysponenci i kontrolerzy kosztów) oraz regionalnym.

W ramach prac nad modelem kaskady nastąpiło uspójnienie struktury organizacyjnej i struktury kont kosztowych między modelami kosztowym, projektowym i kaskady.

„Główna część systemu, pozwalająca na przeprowadzenie procesu planistycznego, została zbudowana, dostosowana do wymogów planowania na rok 2016 i wdrożona produkcyjnie w ciągu 6 miesięcy od momentu rozpoczęcia prac. Biorąc pod uwagę skalę projektu, jest to wynik spektakularny, z drugiej jednak strony zgodny z założeniami projektowymi. W znacznej mierze jest to skutek wysokiego zaangażowania pracowników Banku oraz zastosowania usystematyzowanego podejścia do pracy” - tłumaczy Rafał Kokorzycki, główny analityk Codec Systems.

W ramach trzeciego etapu wdrożone zostały funkcje automatyzujące prace administratorów biznesowych.

Efekty

Codec Systems zaimplementował wieloetapowy proces budżetowania i prognozowania Banku PKO BP oraz w całej Grupie Kapitałowej PKO w zaledwie 6 miesięcy, a z jego funkcjonalności korzysta około 200 pracowników. Wdrożony system usprawnia proces budżetowania, prognozowania i monitorowania wykonania planu PKO Banku Polskiego oraz Grupy Kapitałowej PKO.

Usprawnienie wymienionych procesów było możliwe m.in. dzięki:

  • poprawie algorytmów obliczeniowych modeli,
  • optymalizacji wydajności modelu poprzez wdrożenie nowego rozwiązania,
  • kalkulacji częściowych wyników dla poszczególnych pionów,
  • kalkulacji i analizie różnych wersji scenariuszy parametrów oraz wyników,
  • konstrukcji całości budżetu Banku z różnych scenariuszy częściowych.

„Projekt został zrealizowany bardzo sprawnie, a przede wszystkim dostarczył nowych możliwości, które były kluczowe z perspektywy managementu, przyczyniając się do sprawniejszego zarządzania firmą” - wyjaśnia Mirosław Grzelak, dyrektor departamentu planowania i controllingu.

Możesz zobaczyć ten artykuł, jak i wiele innych w naszym portalu Controlling 24. Wystarczy, że klikniesz tutaj.

Zobacz również

Nowe obowiązki przedsiębiorców ‑ zapewnienie dostępu do niektórych produktów i usług

26 stycznia 2024 r. opublikowano projekt ustawy o zapewnianiu spełniania wymogów dostępności niektórych produktów i usług przez podmioty gospodarcze. Nowa ustawa nałoży szereg nowych obowiązków na przedsiębiorców prowadzących sprzedaż i świadczących usługi dla osób fizycznych. Obowiązki dotyczą zapewnienia dostępu do produktów i usług przedsiębiorcy osobom ze szczególnymi potrzebami.

Czytaj więcej

MF prowadzi dialog w sprawie potencjalnych zmian w przepisach prawa bilansowego

MF prowadzi dialog w sprawie potencjalnych zmian w przepisach prawa bilansowego

Ministerstwo Finansów powróciło do dialogu z przedsiębiorcami, biegłymi rewidentami i księgowymi w sprawie inicjatyw i planowanych zmian w sferze szeroko rozumianego prawa bilansowego.

Czytaj więcej

Polecamy

Przejdź do

Partnerzy

Reklama

Polityka cookies

Dalsze aktywne korzystanie z Serwisu (przeglądanie treści, zamknięcie komunikatu, kliknięcie w odnośniki na stronie) bez zmian ustawień prywatności, wyrażasz zgodę na przetwarzanie danych osobowych przez EXPLANATOR oraz partnerów w celu realizacji usług, zgodnie z Polityką prywatności. Możesz określić warunki przechowywania lub dostępu do plików cookies w Twojej przeglądarce.

Usługa Cel użycia Włączone
Pliki cookies niezbędne do funkcjonowania strony Nie możesz wyłączyć tych plików cookies, ponieważ są one niezbędne by strona działała prawidłowo. W ramach tych plików cookies zapisywane są również zdefiniowane przez Ciebie ustawienia cookies. TAK
Pliki cookies analityczne Pliki cookies umożliwiające zbieranie informacji o sposobie korzystania przez użytkownika ze strony internetowej w celu optymalizacji jej funkcjonowania, oraz dostosowania do oczekiwań użytkownika. Informacje zebrane przez te pliki nie identyfikują żadnego konkretnego użytkownika.
Pliki cookies marketingowe Pliki cookies umożliwiające wyświetlanie użytkownikowi treści marketingowych dostosowanych do jego preferencji, oraz kierowanie do niego powiadomień o ofertach marketingowych odpowiadających jego zainteresowaniom, obejmujących informacje dotyczące produktów i usług administratora strony i podmiotów trzecich. Jeśli zdecydujesz się usunąć lub wyłączyć te pliki cookie, reklamy nadal będą wyświetlane, ale mogą one nie być odpowiednie dla Ciebie.