Wsparcie PKO Banku Polskiego w realizacji procesu budżetowania i prognozowania

Opis sytuacji

Grupa Kapitałowa PKO Banku Polskiego należy do największych instytucji finansowych w Polsce, a także jest jedną z wiodących grup finansowych Europy Środkowo-Wschodniej. PKO BP to niekwestionowany lider polskiego sektora bankowego pod względem zarówno skali działania, kapitałów własnych, aktywów, liczby klientów, jak i rozległości sieci dystrybucji.

Posiadane przez Bank rozwiązanie nie spełniało już dynamicznie rosnących potrzeb. Bank musiał podjąć decyzję, czy rozbudowywać aktualny system, czy - wykorzystując zdobyte doświadczenia - wdrożyć nowe rozwiązanie, dopasowane do nowych oczekiwań. Po przeprowadzonej analizie uznano, że efektywniejszym rozwiązaniem będzie wymiana systemu na nowy.

„Rosnące wymagania Banku w obszarze szczegółowych, wielowariantowych analiz, a także aspekty wydajnościowe przyczyniły się do podjęcia decyzji o wdrożeniu nowego elastycznego rozwiązania, które znacząco usprawni funkcjonowanie Banku. Do realizacji powyższych zadań wybraliśmy Codec Systems - naszego sprawdzonego partnera, który odpowiadał za pełne wdrożenie poprzedniego systemu.” - mówi Mirosław Grzelak, dyrektor departamentu planowania i controllingu.

Cele projektu

W związku ze wzrostem zapotrzebowania na szybsze i bardziej intuicyjne generowanie dokładniejszej oraz bardziej rozbudowanej informacji zarządczej Bank zaplanował wdrożenie nowego systemu informatycznego, rozbudowanego o dodatkowe możliwości analizy różnych wariantów i scenariuszy planów. 

Proces budżetowania Banku wymagał implementacji skomplikowanych, a zarazem wydajnych kalkulacji wyniku odsetkowego, amortyzacji kosztów oraz pozycji raportowych Rachunku Wyników i Bilansu.

Bank chciał także zintegrować niezależne moduły do wyliczania kosztów z modułem przychodów i wyniku odsetkowego przy zachowaniu możliwości obsługi dużej zmienności struktury organizacyjnej.

Wdrożenie

„Skala skomplikowania, rozbudowana struktura, szerokie wymagania biznesowe, a przede wszystkim napięty harmonogram, podporządkowany procesowi planistycznemu na 2016 rok, sprawiał, że, zarówno skala wyzwań stawianych przed projektem, jak i oczekiwane efekty biznesowe były bardzo duże. Wiedzieliśmy jednak, że możemy polegać na naszym zespole i doświadczonym partnerze, jakim jest niewątpliwie Codec” - mówi Anna Oleksów, kierownik Zespołu PKO Bank Polski.

Mimo długoletniej współpracy z PKO Bank Polski i wiedzy na temat potrzeb i oczekiwań Banku projekt rozpoczęła szczegółowa analiza przedwdrożeniowa, która w połączeniu z pełnym profesjonalizmem i zaangażowaniem klienta przebiegała bardzo sprawnie.

System umieszczony został na nowoczesnej, 64-bitowej architekturze, usytuowanej na trzech środowiskach: deweloperskim, testowym i produkcyjnym.

„W Codec Systems podchodzimy do każdego przypadku indywidualnie, starając się trafiać w sedno potrzeb naszych klientów. Jesteśmy pewni swoich kompetencji oraz przygotowywanych indywidualnie rozwiązań, co pozwala nam budować z klientami długotrwałe, oparte na zaufaniu relacje” - mówi Marek Łatuszko, project manager Codec Systems.

Istotnym założeniem wdrożenia było uzyskanie funkcjonalności pozwalających na przeprowadzenie pełnego procesu planistycznego na roku 2016, dlatego każdy z początkowych etapów prac kończył się produkcyjnym oddaniem kompletnych modułów systemu.

Etap pierwszy

Celem pierwszego etapu było przygotowanie systemu do przeprowadzenia pełnego procesu planistycznego Banku w roku 2016. System stanowiły cztery podstawowe modele budżetowe: projektowy, kosztowy, centralny (raportowy Banku) i SGKB (raportowy Grupy Kapitałowej PKO).

Model projektowy

Służy do wprowadzania, wyliczania i prezentacji kosztów projektów (bezpośrednich i amortyzacji) w podziale na pojedyncze projekty, zagregowane pozycje kosztowe, waluty oraz jednostki.

Model kosztowy

Służy do wprowadzania, wyliczania i prezentacji kosztów Banku (bezpośrednich i nośnikowanych) w podziale na pozycje kosztowe, kategorie kosztowe, waluty i jednostki organizacyjne (w tym departamenty centrali). Model wyposażony jest w mechanizm zasilania zagregowanymi danymi z modelu projektowego.

Model centralny

Służy do wyliczania szczegółowego wyniku odsetkowego starej i nowej sprzedaży (po produktach i walutach), prowizji, rezerw, odpisów oraz shadow-accountingu. Model centralny wyposażony jest w mechanizm zasilania zagregowanymi danymi z modelu kosztowego. Ponadto w modelu tym odbywa się prezentacja finalnych raportów Banku: Bilansu i Rachunku Wyników w podziale na piony i jednostki profit-center.

Model SGKB

Służy do wprowadzania danych pozostałych Spółek Grupy Kapitałowej Banku oraz raportowania planu i wykonania całej Grupy PKO Banku Polskiego. Model SGKB wyposażony jest w mechanizm zasilania zagregowanymi danymi PKO BP z modelu centralnego. W modelu tym Spółki Grupy PKO Banku Polskiego planują swoje koszty, Bilans i Rachunek Wyników.

W ramach prac I etapu zainstalowano i skonfigurowano system na nowych środowiskach, zbudowano modele budżetowe Banku wraz z mechanizmem wymiany danych między nimi oraz nadano uprawnienia użytkownikom. Przeprowadzono także szkolenia z obsługi nowego systemu dla grupy około 150 użytkowników końcowych (pracowników Banku) oraz szkolenia administracyjne dla administratorów biznesowych systemu z Departamentu Planowania i Kontrolingu.

Etap drugi

W kolejnym kroku rozbudowano system o model kaskady kosztów. Równocześnie świadczone było wsparcie systemu podczas sesji budżetowej prowadzonej z użyciem modeli wdrożonych w poprzednim etapie.

Model Kaskady Kosztów

Służy do szczegółowego prognozowania kosztów kwartalnych na poziomie wszystkich jednostek Banku (w tym poszczególnych oddziałów detalicznych i korporacyjnych).

Model realizuje kilkuetapowy proces weryfikacji i korekt danych prognozy przez użytkowników na szczeblu centralnym (dysponenci i kontrolerzy kosztów) oraz regionalnym.

W ramach prac nad modelem kaskady nastąpiło uspójnienie struktury organizacyjnej i struktury kont kosztowych między modelami kosztowym, projektowym i kaskady.

„Główna część systemu, pozwalająca na przeprowadzenie procesu planistycznego, została zbudowana, dostosowana do wymogów planowania na rok 2016 i wdrożona produkcyjnie w ciągu 6 miesięcy od momentu rozpoczęcia prac. Biorąc pod uwagę skalę projektu, jest to wynik spektakularny, z drugiej jednak strony zgodny z założeniami projektowymi. W znacznej mierze jest to skutek wysokiego zaangażowania pracowników Banku oraz zastosowania usystematyzowanego podejścia do pracy” - tłumaczy Rafał Kokorzycki, główny analityk Codec Systems.

W ramach trzeciego etapu wdrożone zostały funkcje automatyzujące prace administratorów biznesowych.

Efekty

Codec Systems zaimplementował wieloetapowy proces budżetowania i prognozowania Banku PKO BP oraz w całej Grupie Kapitałowej PKO w zaledwie 6 miesięcy, a z jego funkcjonalności korzysta około 200 pracowników. Wdrożony system usprawnia proces budżetowania, prognozowania i monitorowania wykonania planu PKO Banku Polskiego oraz Grupy Kapitałowej PKO.

Usprawnienie wymienionych procesów było możliwe m.in. dzięki:

• poprawie algorytmów obliczeniowych modeli,
• optymalizacji wydajności modelu poprzez wdrożenie nowego rozwiązania,
• kalkulacji częściowych wyników dla poszczególnych pionów,
• kalkulacji i analizie różnych wersji scenariuszy parametrów oraz wyników,
• konstrukcji całości budżetu Banku z różnych scenariuszy częściowych.

„Projekt został zrealizowany bardzo sprawnie, a przede wszystkim dostarczył nowych możliwości, które były kluczowe z perspektywy managementu, przyczyniając się do sprawniejszego zarządzania firmą” - wyjaśnia Mirosław Grzelak, dyrektor departamentu planowania i controllingu.