Składanie sprawozdań finansowych za 2017 r. do KRS już tylko elektronicznie

Ustawa z dnia 26 stycznia 2018 r. o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz niektórych ustaw (Dz. U. z 2018 r., poz. 398, dalej: ustawa nowelizująca KRS) wprowadziła obowiązek składania sprawozdań finansowych do KRS za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. System taki został udostępniony przez Ministra Sprawiedliwości na uruchomionej w tym celu stronie internetowej (https://ekrs.ms.gov.pl/rdf/rd). W okresie od 15 marca do 30 września 2018 r., tj. w czasie, w którym składane są w większości przypadków sprawozdania finansowe za 2017 r., należy:

• sporządzić sprawozdanie finansowe w sposób tradycyjny (na papierze);
• po podpisaniu sprawozdania finansowego zeskanować je, tworząc elektroniczną kopię (skan);
• podpisać tę kopię zgodnie z art. 38 ust. 2 ustawy nowelizującej KRS, a więc opatrzyć kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP przez co najmniej jedną osobę fizyczną, której numer PESEL jest ujawniony w Krajowym Rejestrze Sądowym, wpisaną jako członek organu uprawnionego do reprezentowania, wspólnik uprawniony do reprezentowania spółki osobowej, syndyk albo likwidator;
• skany sprawozdania finansowego przesłać poprzez udostępniony przez Ministra Sprawiedliwości system teleinformatyczny do repozytorium dokumentów finansowych.

Udostępniony przez Ministra Finansów system teleinformatyczny (https://ekrs.ms.gov.pl/) umożliwia bezpłatne złożenie sprawozdania finansowego i innych dokumentów finansowych do Repozytorium Dokumentów Finansowych. Począwszy od 15 marca 2018 r., skuteczne złożenie dokumentów do tego repozytorium zwalnia z obowiązku odpłatnego złożenia, za pośrednictwem istniejącego wcześniej systemu teleinformatycznego (udostępnionego pod nazwą „Portal S24 – rejestracja spółki. Inne wnioski”), wniosku o wpis wzmianek o złożeniu dokumentów finansowych w dziale 3 rejestru przedsiębiorców lub wzmianki o braku obowiązku sporządzenia rocznego sprawozdania finansowego.

W związku z tym, że w poprzednich latach sprawozdania finansowe składane były w przeważającej większości w formie papierowej, wprowadzony wymóg składania ich w formie elektronicznej dla wielu przedsiębiorców wiąże się z koniecznością założenia konta na stronie głównej portalu eKRS (www.ekrs.ms.gov.pl). Konto można utworzyć, wchodząc do kafla „S24” na stronie głównej portalu eKRS. Z utworzonego konta przedsiębiorca ma dostęp do funkcjonalności zarówno portalu S24, jak i portalu umożliwiającego bezpłatne zgłaszanie dokumentów finansowych. W przypadku kont założonych przed 15 marca 2018 r., aby korzystać ze wszystkich funkcjonalności systemu, należy dokonać autoryzacji konta, opatrując je podpisem kwalifikowanym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP. Autoryzacja konta jest czynnością jednorazową. Aby zautoryzować konto, należy:

• wejść do systemu S24 na stronie głównej portalu eKRS;
• wejść do zakładki „Moje konto”;
• wybrać zakładkę „Autoryzacja”.

Na wypadek problemów dotyczących założenia konta lub złożenia dokumentów finansowych Ministerstwo Sprawiedliwości udostępniło kontakt z Centrum Wsparcia, które działa w dni robocze od poniedziałku do piątku w godzinach od 7.30 do 15.30. Zgłoszenia można kierować:

• na adres sprawozdania@gdansk.sa.gov.pl lub
• telefonicznie: (71) 748 96 00, następnie 4 (elektroniczny dostęp do sądów rejestrowych).

Należy również wskazać, że od 1 października 2018 r. będą obowiązywać przepisy dotyczące przesyłania sprawozdań finansowych w formie elektronicznej w strukturze jednolitego pliku kontrolnego. Dokładną strukturę JPK określi Minister Finansów (podobnie jak w przypadku innych JPK, np. dotyczących ewidencji VAT).