Kilka cennych wskazówek, jak wybierać audytora

Kiedy dokonać wyboru?

Ponieważ ustawa o rachunkowości (UoR) nie wskazuje terminu, w jakim należy wytypować biegłego rewidenta i zawrzeć z nim umowę, wybór podmiotu uprawnionego do zbadania rocznego sprawozdania finansowego jednostki oraz podpisanie umowy na badanie powinno odbyć się w takim terminie, który umożliwi biegłemu rewidentowi przeprowadzenie niezbędnych czynności związanych z audytem, w tym obserwacji przeprowadzanych spisów z natury. Inwentaryzację składników aktywów przeprowadzaną na ostatni dzień roku obrotowego rozpoczyna się nie wcześniej niż trzy miesiące przed końcem tego roku, natomiast zakończyć ją należy do 15 dnia następnego roku. Jeżeli więc zamknięcie roku obrotowego następuje 31 grudnia, o wyborze biegłego rewidenta oraz zawarciu z nim umowy najlepiej zdecydować w IV kwartale.

Umowa w czwartym kwartale?

Do badania sprawozdania finansowego można przystąpić przed dniem bilansowym. Rozpoczęcie właściwego badania poprzedza szereg prac, takich jak ocena systemu rachunkowości i kontroli wewnętrznej w jednostce, rozpoznanie kluczowych pozycji sprawozdania finansowego oraz identyfikacja ryzyka ich dotyczącego. Stąd też podmioty uprawnione do badania sprawozdań finansowych dzielą często zakres swoich prac na dwa etapy: badanie wstępne, które przeprowadzane jest najczęściej w ostatnim kwartale roku obrotowego jednostki, oraz na tzw. badanie właściwe, które odbywa się już po dniu bilansowym.

– Wybór biegłego rewidenta w ostatnim kwartale 2013 r. ułatwi więc prawidłowe i terminowe przygotowanie sprawozdania finansowego przez jednostkę, a także umożliwi właściwe zaplanowanie badania oraz przeprowadzenie badania wstępnego. Pomoże to wskazać ryzyko i wyeliminować błędy przed ostatecznym terminem sporządzenia rocznego sprawozdania – mówi Katarzyna Chodorowska, audit manager w Baker Tilly Poland.

Kto wybierze podmiot uprawniony do badania?

Podmiot uprawniony do badania sprawozdania finansowego wybierany jest przez organ zatwierdzający sprawozdanie finansowe jednostki (patrz Tabela 1), chyba że statut, umowa lub inne wiążące ją przepisy prawa stanowią inaczej. Decyzja o wyborze biegłego rewidenta powinna zostać podjęta przez właściwy organ na piśmie, w formie uchwały.

Z przepisów UoR wynika, że statut, umowa lub inne obowiązujące jednostkę przepisy mogą wskazać odmienne niż wymienione w tabeli organy uprawnione do wyłonienia audytora, np. radę nadzorczą w spółkach akcyjnych.

– Wyboru biegłego rewidenta nie może jednak dokonywać zarząd jednostki. Wynika to wprost z ustawy z dnia 7 maja 2009 r. o biegłych rewidentach i ich samorządzie, podmiotach uprawnionych do badania sprawozdań finansowych oraz o nadzorze publicznym – podkreśla ekspert Baker Tilly Poland.

O audytorze słów kilka

Badanie sprawozdania finansowego przeprowadza podmiot uprawniony do badania sprawozdań finansowych na podstawie podpisanej umowy pomiędzy tym podmiotem a kierownikiem jednostki. Koszt wykonania czynności rewizji finansowej ponosi badana jednostka.

Kto może zbadać sprawozdanie?

Uprawnione do badania sprawozdań finansowych są jednostki, w których czynności rewizji finansowej wykonują biegli rewidenci i która jest wpisana na listę podmiotów uprawnionych do badania (art. 47 ustawy o biegłych rewidentach). Prowadzona przez Krajową Izbę Biegłych Rewidentów lista podmiotów uprawnionych do badania sprawozdań finansowych udostępniona jest na stronie internetowej Izby (www.kibr.org.pl). Wykaz obejmuje zarówno spółki, jak i biegłych rewidentów prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą.

Nie każdy biegły rewident może przeprowadzić audyt

Badanie sprawozdania finansowego powinien przeprowadzić biegły, który spełnia warunki do wydania niezależnej i bezstronnej opinii. Wymagania te odnoszą się zarówno do samego biegłego rewidenta, jak i do podmiotów uprawnionych do badania sprawozdań, członków zarządu i organów nadzorczych tych jednostek lub innych osób wykonujących czynności rewizji finansowej.

Co ważne, prawo nakazuje rotację biegłych rewidentów w jednostkach zainteresowania publicznego – przy czym nie dotyczy to firm audytorskich (podmiotów uprawnionych do badania). Kluczowy biegły rewident odpowiedzialny za badanie, podpisujący opinię i raport z badania nie może wykonywać czynności rewizji finansowej w tej samej jednostce zainteresowania publicznego w okresie dłuższym niż pięć lat. Ponownie może ją realizować dopiero po upływie dwóch lat.

Sprawozdanie zgodne z zasadami?

Celem badania sprawozdania finansowego jest wyrażenie przez biegłego rewidenta pisemnej opinii wraz z raportem o tym, czy jest ono zgodne z zastosowanymi zasadami (polityką) rachunkowości jednostki oraz czy rzetelnie i jasno przedstawia sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy badanej jednostki.

– Wydana przez biegłego opinia może być pozytywna, przedstawiać zastrzeżenia, być bez zastrzeżeń lub też być opinią negatywną. W skrajnym przypadku biegły rewident ma prawo odstąpić od badania – tłumaczy Katarzyna Chodorowska.

Co ważne, podmioty mogą przeprowadzać badanie sprawozdania finansowego również przy braku ustawowego obowiązku. Przynosi to bowiem wymierne korzyści – biegły rewident wskaże ryzykowne obszary wymagające korekt, przedstawi też rekomendacje dotyczące systemu kontroli wewnętrznej. Przede wszystkim jednak badanie potwierdzi prawidłowość i rzetelność sprawozdania finansowego.

Jak znaleźć najlepszego audytora?

Aby dokonać najlepszego z punktu widzenia organizacji wyboru audytora, podejmując z nim współpracę, należy wziąć pod uwagę szereg kryteriów.

Specjalizacja w branży

Dokonując wyboru podmiotu uprawnionego do badania sprawozdania, warto uwzględnić posiadane doświadczenie zespołu i jego znajomość branży badanej jednostki. Specjalizacja i znajomość sektora może mieć istotne znaczenie w zakresie prawidłowej oceny weryfikowanego sprawozdania finansowego. Wybierając podmiot zatrudniający większą liczbę specjalistów ze znajomością przepisów branżowych, mamy możliwość skorzystania z ich doświadczenia. Można też wcześniej poprosić o referencje, także pochodzące od spółek z własnej branży.

Dostęp do ekspertów z zakresu podatków, finansów, systemów informatycznych i kontroli wewnętrznej

Dostępność ekspertów może stanowić wartość dodaną dla skutecznego i efektywnego przeprowadzenia badania. Poddawana mu jednostka może korzystać z pomocy takich specjalistów, zwłaszcza w obszarach, które stwarzają problemy.

Doświadczenie

Doświadczenie, kwalifikacje i umiejętności zespołu audytora są ważnym kryterium przy wyborze podmiotu uprawnionego do badania. Zarówno doświadczenie członków zespołu badającego, jak też ich znajomość zagadnień branżowych w zakresie działania i specyfiki sektora oraz złożonych transakcji kapitałowych mogą mieć wpływ na treść wydanych opinii.

Podejście do badania

Warto, by zaplanowanie i podejście do badania było dostosowane do specyfiki badanej jednostki. Na etapie planowania audytor powinien odbyć spotkania z zarządem oraz kluczowymi osobami w firmie. Ich celem jest właściwe zrozumienie działalności i strategii jednostki badanej oraz omówienie aktualnych problemów i potencjalnego ryzyka. Prezentacja planu i zakresu badania zarządowi stanowi kluczowy element metodologii przeprowadzanych działań. Dlatego badanie wstępne warto zrealizować w terminach poprzedzających dzień bilansowy.

Standard usług

O wysokim standardzie usług audytorskich świadczą, przede wszystkim: dotrzymanie ustalonego czasu realizacji, jakość raportów i sposób komunikacji. Terminowość jest kluczowym aspektem badania sprawozdania finansowego, dlatego warto przygotować wspólnie z audytorem harmonogram i zakres przewidywanych prac. Choćby w przypadku spółek publicznych terminowe publikowanie raportów okresowych jest ważne. W trakcie badania audytor powinien na bieżąco przekazywać informacje o ewentualnych obszarach wymagających korekty. Natomiast po zakończonym badaniu standardem jest przygotowanie listu do zarządu. Zazwyczaj dotyczy on najistotniejszych wniosków z audytu wraz z rekomendacjami wdrożenia potrzebnych lub korzystnych z punktu widzenia firmy działań. Zapewnienie regularnej i jasnej komunikacji z kluczowymi osobami w spółce powinno odbywać się na bieżąco, zarówno na etapie planowania, jak i podczas badania wstępnego i końcowego. Audytor powinien dysponować odpowiednimi zasobami umożliwiającymi koordynację i świadczenie innych usług dozwolonych w ramach badania.

Cena za badanie

Wynagrodzenie za badanie nie powinno być najważniejszym czynnikiem decydującym przy wyborze audytora, bo niska cena może wiązać się z nie najlepszą jakością. Wybierając audytora, warto więc stworzyć hierarchię kryteriów, którymi chcemy się kierować. Najważniejsze przesłanki dotyczyć powinny metodologii badania, standardów świadczenia usługi, doświadczenia i znajomości branży zespołu badającego oraz możliwości kontaktu z ekspertami. Warto też sprawdzić poziom znajomości języków obcych, którymi posługuje się audytor, zwłaszcza gdy zakres prac obejmuje raportowanie czy przygotowanie pakietu dla grupy lub audytora grupowego w innym kraju.