Jak rozliczyć dopłaty do wypoczynku zimowego pracowników i ich dzieci

Przykład

Jan Maciejewski otrzymał pod koniec lutego 2019 r. dofinansowanie ze środków ZFŚS do wypoczynku zimowego. Jeżeli wartość dofinansowania otrzymanego przez Jana Maciejewskiego nie przekroczyła 1000 zł i pracownik ten nie otrzymał w 2019 r. innych świadczeń z tego funduszu, to dofinansowanie jest w całości zwolnione z PIT na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 67 updof. Jeżeli wysokość dofinansowania do wypoczynku przekroczyła 1000 zł albo była ona niższa od tej kwoty, ale wraz z innymi świadczeniami otrzymanymi przez pracownika ze środków ZFŚS przekroczyła w 2019 r. kwotę 1000 zł, nadwyżkę powyżej 1000 zł pracodawca musi doliczyć do wynagrodzenia Jana Maciejewskiego za luty 2019 r. i pobrać z tego tytułu zaliczkę na PIT.

Dofinansowanie ze środków obrotowych. Jeżeli dofinansowanie do wypoczynku zimowego pracownika pochodzi ze środków obrotowych pracodawcy, to stanowi dla pracownika przychód ze stosunku pracy, który nie korzysta ze zwolnienia z PIT. W takim przypadku pracodawca ma obowiązek doliczyć kwotę tego świadczenia do wynagrodzenia pracownika przysługującego mu za miesiąc, w którym wypłacono dofinansowanie, i od łącznej kwoty dochodu pobrać zaliczkę na PIT (art. 12 ust. 1 w zw. z art. 31 ust. 1 updof).

Dofinansowanie wypoczynku zimowego dzieci pracowników

Dofinansowania do wypoczynku zimowego dzieci stanowią dla pracowników przychód ze stosunku pracy, który może być zwolniony z PIT na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 78 updof. Z przepisu tego wynika, że zwolnione z PIT są dopłaty do wypoczynku:

1. dzieci i młodzieży do lat 18,
2. zorganizowanego przez podmioty prowadzące działalność w tym zakresie,
3. w formie wczasów, kolonii, obozów i zimowisk, w tym również połączonego z nauką pobytu na leczeniu sanatoryjnym, w placówkach leczniczo-sanatoryjnych, rehabilitacyjno-szkoleniowych i leczniczo-opiekuńczych,
4. sfinansowane z funduszu socjalnego, zakładowego funduszu świadczeń socjalnych albo z innych źródeł.
5. W przypadku, gdy dofinansowanie pochodzi ze środków ZFŚS, zwolnienie z PIT obejmuje całość dofinansowania. Jeżeli natomiast dofinansowanie pochodzi ze środków obrotowych pracodawcy – zwolnienie przysługuje do kwoty 2000 zł rocznie.

Wielu pracodawców ma wątpliwości, na jaki dzień należy ustalać wiek dziecka, którego wypoczynek zimowy jest dofinansowywany, aby przyznawane dofinansowanie mogło korzystać ze zwolnienia z PIT na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 78 updof. Organy podatkowe stoją na stanowisku, że dofinansowanie jest zwolnione z PIT, jeżeli dziecko, którego dotyczy, było małoletnie w którymkolwiek momencie trwania wypoczynku. Potwierdził to m.in. Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 12 stycznia 2017 r., sygn. 1462-IPPB4.4511.1169.2016.1.JK2, w której czytamy, że:

MF Odnosząc się do warunku, że dopłata dotyczy dzieci i młodzieży uczestniczących w wypoczynku, które nie ukończyły 18. roku życia, należy zauważyć, że jest on spełniony w sytuacji, gdy w którymkolwiek momencie trwania wypoczynku, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 78 ww. ustawy, jego uczestnikiem jest małoletnie dziecko. (…) W konsekwencji, dla zastosowania przedmiotowego zwolnienia istotny jest wiek dziecka w trakcie pobytu na wczasach, kolonii, zimowisku, obozie lub leczeniu w placówkach wymienionych w art. 21 ust. 1 pkt 78 ustawy cytowanej, a nie wiek dziecka w momencie otrzymania dopłaty. Jednocześnie należy zauważyć, że przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie zawierają regulacji, która zobowiązywałaby do podziału otrzymanej kwoty dopłaty proporcjonalnie do liczby dni przypadających na wypoczynek małoletniego dziecka, które podczas jego trwania uzyskało pełnoletność. Z tych też względów przyjąć należy, że warunek wieku jest spełniony, jeżeli w którymkolwiek momencie wczasów, kolonii, obozu, zimowiska, leczenia sanatoryjnego lub pobytu w placówkach leczniczo-sanatoryjnych, rehabilitacyjno-szkoleniowych i leczniczo-opiekuńczych oraz przejazdów związanych z tym wypoczynkiem i pobytem dziecko nie miało ukończonych 18 lat.

Przykład

Pracodawca przyznał ze środków obrotowych dofinansowania do wypoczynku zimowego dzieci pracowników w kwocie 550 zł na każde dziecko. Syn jednego z pracowników przebywał na zimowisku w dniach 13-22 stycznia 2019 r. Chłopiec ukończył 18 lat 15 stycznia 2019 r. Kwota dofinansowanie otrzymana przez tego pracownika na koniec stycznia 2019 r. jest w całości zwolniona z PIT. Gdyby chłopiec ukończył 18 lat przed 13 stycznia 2019 r., otrzymane dofinansowanie nie mogłaby korzystać ze zwolnienia na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 78 updof. Pracodawca miałby obowiązek doliczyć je do wynagrodzenia otrzymanego za styczeń 2019 r. Jeżeli chłopiec ten ukończyłby 18 lat po 22 stycznia 2019 r., otrzymane dofinansowanie korzystałoby w całości ze zwolnienia z PIT.

Pracownicy ubiegający się o dofinansowanie do wypoczynku zimowego muszą pamiętać, że ze zwolnienia na podstawie art. 21 ust.1 pkt 78 updof korzysta tylko dopłata do wypoczynku zorganizowanego w formach przewidzianych w tym przepisie przez podmioty uprawnione do organizowania i prowadzenia działalności wypoczynkowej na zasadach określonych w rozporządzeniu Ministra Edukacji Narodowej z 21 stycznia 1997 r. w sprawie warunków, jakie muszą spełniać organizatorzy wypoczynku dla dzieci i młodzieży szkolnej, a także zasad jego organizowania i nadzorowania (Dz.U. Nr 12, poz. 67, z późn. zm.). Ze zwolnienia na podstawie tego przepisu nie korzystają tzw. wczasy pod gruszą. Potwierdził to m.in. Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w cytowanej wcześniej interpretacji indywidualnej z 12 stycznia 2017 r., stwierdzając w niej, że:

MF Dla zastosowania omawianego zwolnienia istotna jest również forma zorganizowanego wypoczynku. Mianowicie musi ona przybrać postać wczasów, kolonii, obozów lub zimowisk bądź musi być związana z pobytem na leczeniu sanatoryjnym, w placówkach leczniczo-sanatoryjnych, rehabilitacyjno-szkoleniowych lub leczniczo-opiekuńczych. Poza zakresem tego zwolnienia są zatem tzw. wczasy pod gruszą, wizyta u rodziny czy "wypady" organizowane na własną rękę.

Ze zwolnienia z PIT będzie natomiast korzystała dopłata do wypoczynku zorganizowanego dziecku przez rodziców poprzez wykupienie wczasów w biurze podróży, pod warunkiem, że rodzic przedstawi pracodawcy dokument zawierający wskazanie, kto był organizatorem wypoczynku, formę wypoczynku, okres, w którym korzystano z wypoczynku, kto korzystał z wypoczynku, kwotę poniesionego wydatku na wypoczynek każdego z uczestników oraz podpis osoby, która wystawiała ten dokument. Potwierdził to Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z 31 grudnia 2018 r., sygn. 0115-KDIT2-2.4011.421.2018.1.MM, w której czytamy, że:

MF (…) stwierdzić należy, że kwota dofinansowania do wypoczynku wykupionego za pośrednictwem biura podróży - na każde niepełnoletnie dziecko z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych – objęta jest zwolnieniem przedmiotowym wynikającym z art. 21 ust. 1 pkt 78 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.