Rozmowa z Rafałem Skwarczyńskim, starszym konsultantem w grupie kompetencyjnej ERP firmy Infovide-Matrix
Na czym polega wsparcie IT w działaniach controllingowych?
Controling pełnymi garściami czerpie z dobrodziejstw nowych technologii informatycznych. Wsparcie IT jest najsilniej widoczne w takich obszarach, jak: dostęp do informacji, kontrola budżetu, integracja z innymi obszarami, kontrola sytuacji wewnętrznej i zewnętrznej. Szybki dostęp do informacji daje możliwość otrzymania błyskawicznych raportów w poszczególnych obszarach działalności firmy, segmentach rynku oraz pomaga w kontrolowaniu wydatków w obrębie realizowanych projektów. Dzieje się tak poprzez natychmiastowe wysyłanie automatycznych komunikatów, które informują użytkownika o zbliżającym się przekroczeniu budżetu. Integracja z obszarami funkcjonowania firmy daje możliwość automatycznego przepływu danych rzeczywistych i zestawianie ich z budżetami poszczególnych projektów, działów i całej organizacji. Dodatkowym atutem tego typu systemów jest monitorowanie i kontrola sytuacji wewnętrznej i zewnętrznej (rynkowej), co jest możliwe dzięki elastycznym strukturom danych oraz przystępnym dla użytkownika końcowego narzędziom raportowania.
Z tego, co Pan mówi, można wywnioskować, że system tego typu to panaceum na wszystkie bolączki. Jakie są jednak największe wyzwania stojące przed działami controllingu i w jaki sposób systemy IT mogą pomóc je spełnić?
Zadaniem controllingu jest dostarczanie informacji zarządczej szybko i bardzo szczegółowo. Obecnie trudno jest sobie wyobrazić sytuację, w której ogrom danych, jaki trafia do firmy z różnych źródeł, mógłby być sprawnie przetwarzany i przesyłany bez wsparcia systemów informatycznych. Coraz częściej dochodzi również do sytuacji, kiedy struktura informacji zmienia się wraz z ewolucją wewnętrznych i zewnętrznych warunków, w których funkcjonuje dana organizacja. W tym przypadku IT może pomóc w budowie elastycznego systemu controllingowego, który będzie potrafił szybko i efektywnie modyfikować sposoby raportowania.
Z pewnością nie każda firma może sobie pozwolić na tego typu rozwiązania. Czy to drogie przedsięwzięcie? Czy takie systemy nadają się zarówno dla małych, jak i dużych przedsiębiorstw?
Rozwiązania informatyczne dedykowane do obsługi controllingu można podzielić na systemy zewnętrzne oraz systemy zintegrowane z innymi rozwiązaniami służącymi między innymi do obsługi księgowości, logistyki czy HR. Z punktu widzenia sprawnego zarządzania firmą, bardziej efektywne są systemy zintegrowane, które pozwalają na controlling wszystkich obszarów działalności spółki i co za tym idzie, spełniają wymogi związane z elastycznością i łatwością obsługi. Systemy takie są zazwyczaj kosztowne i dlatego wdrażane są jako część składowa systemów ERP. Takie rozwiązania kupowane są zazwyczaj przez duże lub średnie firmy, które traktują to jako inwestycje we własny rozwój. Dzięki takim systemom organizacje mają pewność, że będą mogły szybko dotrzeć do wiarygodnych informacji, które są im niezbędne do skutecznego zarządzania.
W jakich branżach takie rozwiązania sprawdzają się najlepiej?
Systemy wspomagające controlling są wykorzystywane we wszystkich branżach. Czynnikiem, który kwalifikuje firmę do potrzeby wdrożenia nowoczesnych rozwiązań tego typu, jest stopień złożoności firmy i jej procesów wewnętrznych. Procesy te w rozumieniu merytorycznym to na przyklad budżetowanie czy analiza wskaźnikowa.
Czy dzięki rozwiązaniom IT stosowanym w controllingu można obniżyć koszty funkcjonowania działu i całej firmy? Jak szybki jest zwrot z inwestycji?
Rozwiązania controllingowe są przede wszystkim implementowane w celu zwiększenia efektywności działania całej organizacji, ale nie poprzez ograniczanie kosztów związanych z funkcjonowaniem działu controllingu, ale poprzez dostarczanie wiarygodnych informacji. Szybka i rzetelna informacja jest kluczem do maksymalizacji przychodów poprzez controlling sprzedaży oraz pomaga w ograniczaniu kosztów stałych, między innymi poprzez bieżącą kontrolę budżetów, itp. Jeżeli chodzi o zwrot z inwestycji, to wszystko zależy od tego, jak funkcjonuje cały system wspomagania zarządzania. Jeżeli system jest dobrze zintegrowany z narzędziami controllingowymi i proces dostarczania potrzebnych informacji działa szybko, to także zwrot z inwestycji będzie wyższy i szybciej odczuwalny.
Jaka jest popularność tego typu systemów w Polsce i na Zachodzie?
Posiadanie tego typu systemów jest od dawna koniecznością. Na Zachodzie systemy tego typu funkcjonują już w przeważającej części dużych i średnich organizacji. Również w Polsce firmy nie są w stanie skutecznie konkurować na rynku bez rozwiązań, które zapewnią im szczegółowy wgląd we własną działalność na każdym poziomie organizacyjnym. Jeżeli firma osiąga stopień rozwoju, który niejako wymusza na niej inwestycje w rozwiązania controllingowe, to utrzymanie tego poziomu jest uzależnione od szybkich i wiarygodnych informacji, które mogą zmieniać się dynamicznie w zależności od otoczenia.
Czy do wdrożenia tego typu systemów wymagana jest odpowiednia infrastruktura IT?
Każdy system informatyczny wymaga odpowiedniej infrastruktury sprzętowej, takiej jak: serwery, macierze dyskowe itp. W przypadku takich rozwiązań, jak np. SAP, muszą to być maszyny certyfikowane, tak aby zapewnić 100% kompatybilności z systemem. Patrząc jednak na całkowite koszty wdrożenia rozwiązania, to koszty odpowiedniego sprzętu nie są drogim elementem całej tej układanki.
Ile czasu zajmuje implementacja takiego rozwiązania i jaki ma ona wpływ na funkcjonowanie firmy?
Częstą praktyką towarzyszącą wdrożeniu systemu controllingowego jest równoległa implementacja nowych modeli controllingowych. Z tego też względu czas potrzebny na wdrożenie rozwiązania w średniej wielkości firmie wynosi około 6 miesięcy.
W jakim terminie możemy spodziewać się korzyści z wdrożenia tego typu rozwiązań i jakie to będą korzyści?
Korzyści z wdrożenia systemu controllingowego pojawiają się praktycznie od razu po jego wdrożeniu. Firma zyskuje szybki dostęp do wiarygodnych danych i może podejmować decyzje adekwatne do panującej sytuacji. Wdrożenie tego typu rozwiązań nierzadko prowadzi do zmian organizacyjnych w firmie, które usprawniają procesy zarządcze. Osoby odpowiedzialne za kierowanie organizacją mają możliwość kontrolowania sytuacji wewnętrznej i zewnętrznej i są pewne, że w przypadku przekraczania budżetu system automatycznie ich o tym powiadomi.
Dziękuję za rozmowę.
