Przepisy jej dotyczące są obecnie bardzo lakoniczne. Dlatego w wewnętrznych dokumentach dobrze jest doprecyzować zasady jej organizacji, tj. porozumiewania się na odległość z pracownikiem, ewidencji czasu pracy, przyznawania ekwiwalentu za korzystanie z własnego sprzętu, a nawet możliwość kontroli w domu.
Choć wykonywanie pracy poza siedzibą pracodawcy (stale lub incydentalnie) nie jest zjawiskiem nowym, pojęcie pracy zdalnej zaczęło funkcjonować w polskim systemie prawnym wraz z pojawieniem się epidemii COVID-19. Bowiem dopiero w specustawie o COVID-19 zapisano w art. 3, że „pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania”, a taką sytuację zdefiniowano właśnie jako pracę zdalną. Szybko okazało się, że owe lakoniczne przepisy nie są wystarczające i dlatego kolejna nowelizacja ustawy o COVID-19 doprecyzowała, kiedy pracodawca może polecić jej wykonywanie oraz określiła podstawowe warunki działania w takiej formie.
I tak zgodnie z art. 3 ust. 3 specustawy wykonywanie pracy zdalnej może zostać polecone, jeżeli:
- pracownik ma umiejętności i możliwości techniczne oraz lokalowe do jej wykonywania (przykład 1)
- i pozwala na to rodzaj pracy.
Przykład 1. Wykonywanie zadań z domu nie zawsze możliwe
Kierowca podczas podróży promem towarzyszy pojazdowi, którym przewożony jest ładunek wymagający odpowiedniej kontrolowanej temperatury. Odbiera skrócony okres tygodniowego odpoczynku, mając do swojej dyspozycji koję.
Pani Anna jest fakturzystką w firmie transportowej. W związku z epidemią COVID-19 pracodawca – aby zmniejszyć ilość osób przebywających w biurze – polecił jej wykonywanie pracy w formie zdalnej od 1 września do 30 listopada 2020 r. Pani Anna zgłosiła zatrudniającemu, że ma małe dwupokojowe mieszkanie, a w nim, oprócz niej, mieszka i pracuje jej mąż oraz cały czas przebywa małe dziecko, którym w trakcie pracy rodziców zajmuje się babcia. Dodatkowo zaznaczyła, że nie dysponuje szerokopasmowym łączem internetowym, umożliwiającym sprawne przesyłanie wyników poleconych zadań przez internet.
Chociaż teoretycznie charakter pracy pani Anny pozwala na wykonywanie jej w formie zdalnej, to obiektywne okoliczności (przeszkody lokalowe i techniczne) powodują, że w praktyce pani Anna nie jest w stanie tego robić. Dlatego pracodawca powinien przychylić się do jej prośby i umożliwić jej wykonywanie obowiązków pracowniczych w siedzibie firmy.
W szczególności praca zdalna może być wykonywana przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość lub dotyczyć wykonywania części wytwórczych lub usług materialnych. Warto dodać, że polecenie wykonywania pracy w tej formie może być cofnięte przez pracodawcę w każdej chwili (art. 3 ust. 8).
Korzystanie z prywatnych narzędzi
Urządzenia i materiały potrzebne do wykonywania pracy zdalnej oraz obsługę logistyczną powinien, co do zasady, zapewnić pracodawca (art. 3 ust. 4). A jeśli pracownik nie korzysta z firmowych rzeczy, wówczas musi zadbać, aby sprzęt używany przez niego zapewniał poszanowanie i ochronę informacji poufnych i innych tajemnic prawnie chronionych, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa i danych osobowych, a także informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.
Jak ewidencjonować
Przepisy nie wskazują obecnie szczegółowych zasad dotyczących ewidencjonowania czasu pracy osób pracujących zdalnie. Należy więc przyjąć, że obowiązują tu standardowe zasady. Dodatkowo (zgodnie z art. 3 ust. 6 specustawy), na polecenie przełożonego, pracownik ma obowiązek prowadzić ewidencję wykonanych czynności, uwzględniającą w szczególności ich opis, a także datę i czas wykonania. Forma i częstotliwość jej prowadzenia powinny wynikać z polecenia pracodawcy.
Warto zaznaczyć, że przepisy dotyczące pracy zdalnej pierwotnie miały obowiązywać do 4 września br., jednak w wyniku ostatniej nowelizacji przesądzono, że będą stosowane przez okres stanu epidemii COVID-19 oraz trzy miesiące po nim. Niestety obowiązujące regulacje nadal są bardzo szczątkowe i nie zawierają szeregu ważnych – zarówno z punktu widzenia pracownika, jak i pracodawcy – elementów, takich jak zasady: porozumiewania się pracownika i pracodawcy w trakcie pracy zdalnej, bhp, przyznawania ekwiwalentu za korzystanie z własnego sprzętu pracownika. Wszystkie te kwestie jednak można i warto uregulować w porozumieniu z pracownikiem lub w regulaminie pracy zdalnej.
Już od dawna w kodeksie
Od 2007 r. w polskim porządku prawnym obowiązują natomiast przepisy dotyczące tzw. telepracy. Definiuje się ją w Kodeksie pracy jako sytuację, w której praca jest „regularnie wykonywana poza zakładem pracy, z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu przepisów o świadczeniu usług drogą elektroniczną” (art. 675 par. 1). Co istotne, telepracę wprowadza się w porozumieniu zawieranym z organizacjami związkowymi, a jeśli takiego porozumienia nie można osiągnąć lub w danym zakładzie pracy nie działają organizacje związkowe, w regulaminie wprowadzanym po konsultacji z przedstawicielami pracowników.
Przykład 2. Trzeba ustalić warunki
Pracownik jest zatrudniony w przedsiębiorstwie, które ma siedzibę i zakład pracy w Warszawie. Wykonuje w Gdańsku pracę polegającą na obróbce graficznej tekstów zamieszczanych na stronach internetowych pracodawcy. Ten przesyła mu zadania do wykonania za pomocą poczty e-mail. Zatrudniony odsyła rezultaty swoich działań. Ponadto codziennie wprowadza do systemu ewidencjonowania czasu pracy informację na temat wykonanych zadań i czasu, jaki na to poświęcił. Od czasu do czasu pracodawca i pracownik komunikują się za pomocą platform internetowych (wideokonferencje).
W opisanych okolicznościach mamy do czynienia z telepracą. Zatem pracodawca powinien zawrzeć ze związkami zawodowymi porozumienie w sprawie jej ustanowienia, a jeśli związków nie ma – wydać regulamin telepracy.
Decyzja, że praca konkretnej osoby będzie wykonywana w formie telepracy, może być podjęta zarówno przy zawieraniu umowy o pracę, jak również już w trakcie zatrudnienia. Przy czym pracodawca jest zobligowany dostarczyć pracownikowi sprzęt niezbędny do wykonywania obowiązków, a także zadbać o ubezpieczenie tego sprzętu, pokrycie kosztów jego instalacji, serwisu i eksploatacji oraz zapewnić pomoc techniczną – chyba że zgodnie z porozumieniem zawartym z zatrudnionym obowiązki te ciążą na nim.
Telepracownik może przebywać na terenie zakładu na takich samych warunkach, jak pozostali pracownicy. Na takich samych warunkach może on też korzystać z infrastruktury socjalnej pracodawcy. Nawet jeśli telepraca jest wykonywana w domu, zatrudniający ma obowiązek zapewnić bezpieczne i higieniczne warunki pracy, z wyłączeniem obowiązku dbałości o bezpieczny i higieniczny stan pomieszczeń, zapewnienie urządzeń sanitarnych i zasad dotyczących budynków, w których znajdują się miejsca pracy. Pracodawca zaś ma prawo kontrolować wykonywanie telepracy. Jednak taka kontrola w domu może być przeprowadzana jedynie za jego zgodą i może obejmować jedynie: wykonywanie pracy, instalację, inwentaryzację, konserwację lub naprawę powierzonego sprzętu oraz kwestie bhp.
Odmienności
Różnice między pracą zdalną a telepracą są zatem istotne. Ta pierwsza, w przeciwieństwie do drugiej, nie jest uregulowana w Kodeksie pracy. I chociaż obecnie, w czasach epidemii koronawirusa, praca zdalna ma raczej charakter stały i regularny, to poza okresem epidemii będzie raczej miała charakter incydentalny i nieregularny. Wprowadzenie jej w firmie nie wymaga porozumienia ze związkami zawodowymi ani też ustanawiania regulaminu. Nie jest również do końca jasne, jakie dodatkowe obowiązki dla pracodawcy wiążą się z nią (w szczególności w zakresie bhp) oraz kiedy i w jaki sposób można kontrolować pracownika. Dla porównania w skrócie: telepraca to wykonywanie regularnie pracy poza zakładem pracy przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Przepisy Kodeksu pracy określają możliwość wprowadzenia telepracy i jej odwoływania, obowiązki spoczywające na pracodawcy (w tym m.in. konieczność dostarczenia telepracownikowi niezbędnego, ubezpieczonego sprzętu i zapewnienie mu wsparcia technicznego), jak również prawo np. do kontroli pracownika w miejscu wykonywania przez niego pracy – w ramach bhp. Szczegółowe ustalenia dotyczące tej formy realizacji stosunku pracy pomiędzy jego stronami są najczęściej określane w specjalnym regulaminie lub bezpośrednio w umowie o pracę z telepracownikiem (tabela 1).
Opracowanie reguł w interesie obu stron
Często zdarza się, że choć zadania służbowe wykonywane są z domu, to nie są spełnione warunki do uznania tego za telepracę – w praktyce tak jest w większości przypadków. Z uwagi na to, że sporadyczna praca zdalna – czyli inaczej home office – w odróżnieniu od telepracy nie jest szczegółowo uregulowana w polskich przepisach, pracodawca ma znaczną swobodę w zdefiniowaniu jej zasad. A argumentów przemawiających za tym, że zdefiniować ją powinien – jest wiele. Wprowadzenie wewnętrznej procedury lub regulaminu pracy zdalnej ma istotne znaczenie przede wszystkim w związku z jednym z podstawowych obowiązków, jakie spoczywają na pracodawcy, a mianowicie chodzi o zapewnienie zatrudnionym bezpiecznych i higienicznych warunków pracy. Zgodnie z k.p., niezależnie od tego gdzie są wykonywane obowiązki służbowe – w zakładzie pracy, domu czy w innym miejscu – to właśnie pracodawca ponosi odpowiedzialność za bezpieczeństwo zatrudnionego, w tym za wypadek w czasie pracy. Stworzenie instrukcji w tym zakresie i zobowiązanie do jej przestrzegania może znacząco wpłynąć na kwestię ponoszenia przez pracodawcę odpowiedzialności za incydenty i wypadki w trakcie home office. Dodatkowo warto się zastanowić, czy nie zobowiązać pracownika do wskazania jednego miejsca świadczenia pracy zdalnej, które przed jej rozpoczęciem może być np. sprawdzone przez specjalistę bhp pod kątem ryzyk. Można również – na wzór telepracy – wprowadzić możliwość dokonywania kontroli miejsca pracy.
Poza bhp w regulaminie pracy zdalnej warto doprecyzować zasady związane z przestrzeganiem polityk czy procedur w zakresie postępowania z informacjami stanowiącymi tajemnicę przedsiębiorstwa lub podlegającymi pod przepisy o ochronie danych osobowych – tak, aby były odpowiednio zabezpieczone również poza siedzibą pracodawcy (więcej s. C6). Warto mieć na uwadze, że dobrze skonstruowany dokument będzie służył pracodawcy nie tylko w czasie epidemii, lecz może okazać się przydatny również później; obecnie nikt nie ma wątpliwości, że po pandemicznym doświadczeniu postrzeganie home office znacznie się zmieniło. Przy czym należy pamiętać, że wprowadzenie pracy w tej formie nie zwalnia pracodawcy z obowiązku prowadzenia ewidencji czasu pracy (poza sytuacjami, gdy pracownik jest zatrudniony w oparciu o zadaniowy system czasu pracy lub zarządza zakładem pracy w imieniu pracodawcy). Procedura home office ma więc na celu określenie sposobów potwierdzania obecności w pracy, możliwości komunikacji z przełożonym i współpracownikami czy zgłaszania nagłych sytuacji. W praktyce przyjęte zasady i rozwiązania powinny umożliwiać stronom stosunku pracy pozostawanie w miarę potrzeby w ciągłym kontakcie.
Ważną kwestią, którą również trzeba uwzględnić w procedurach, są zasady: powierzenia sprzętu i narzędzi, ponoszenia kosztów związanych z ich używaniem, wsparcia technicznego i szkoleniowego w tym zakresie oraz reguły dotyczące wydatków ponoszonych przez pracownika (np. opłaty za internet czy telefon). Poza ogólnymi zasadami, które często trudno przenieść na grunt pracy zdalnej, aktualne przepisy nie regulują odpowiedzialności za bezpieczeństwo pracowników na home office, milczą też o sposobie powierzania im sprzętu i narzędzi. Dlatego w celu zabezpieczenia interesu obu stron rekomenduję ustalenie tych zasad w regulaminie pracy zdalnej. Mogą być one uregulowane bardzo elastycznie, a więc precyzyjnie dostosowane do potrzeb danego pracodawcy.
Będą dalsze zmiany
W resorcie pracy trwają obecnie przygotowania do wprowadzenia przepisów regulujących pracę zdalną do Kodeksu pracy. To bardzo dobra inicjatywa. Miejmy nadzieję, że nowe przepisy uwzględnią wyżej wskazane nieuregulowane aspekty. Jednocześnie powinny być one na tyle elastyczne, aby umożliwić wykonywanie obowiązków w formie zdalnej jak najszerszemu gronu zatrudnionych.
Wydaje się, że opracowywane przepisy dotyczące pracy zdalnej należałoby wzorować na regulacjach o telepracy, przy czym powinny być dużo bardziej elastyczne. To porozumienie z pracownikiem (ewentualnie wewnątrzzakładowy regulamin) powinno decydować o jej najważniejszych aspektach, a więc o miejscu wykonywania pracy zdalnej, sposobie przekazywania jej rezultatów, sposobie i częstotliwości ewidencjonowania wykonywanego zadania, odpowiedzialności za dostarczenie sprzętu, jego instalację i konserwację. Wreszcie to w porozumieniu z podwładnym lub w wewnątrzzakładowym regulaminie powinien znaleźć się zapis dotyczący tego, czy pracownikowi należy się dodatkowy ekwiwalent pieniężny w związku z tym, że wykonuje pracę poza zakładem pracy. Istotnym zagadnieniem są również kwestie związane z bhp.
Co powinno się znaleźć w wewnętrznych przepisach
( 1 ) Informacja o tym, kto może świadczyć pracę w ramach home office – w regulaminie warto wskazać czy będą ją wykonywać wszyscy, czy też wybrane grupy pracowników. Przy czym niedopuszczanie do tej formy pewnych stanowisk/grup powinno mieć obiektywne uzasadnienie, tak aby przedsiębiorca nie naraził się na zarzut nierównego traktowania. Przykładowo argumentem może być brak możliwości jej wykonywania przez tych zatrudnionych, których charakter pracy wymaga od nich dostępu do określonego sprzętu IT, który znajduje się wyłącznie w zakładzie pracy.
( 2 ) Zasady i tryb wyrażania zgody przez pracodawcę na pracę zdalną – np. za pomocą e-maila.
( 3 ) Ewentualne limity dni świadczenia pracy z domu – np. maksymalnie dwa dni w ciągu tygodnia.
( 4 ) Procedura ochrony informacji poufnych oraz ochrony danych osobowych lub zobowiązanie do przestrzegania już obowiązujących u pracodawcy polityk w tym zakresie.
( 5 ) Prawa i obowiązki obu stron – m.in. sposób potwierdzania obecności przez pracownika, sposób przekazywania przełożonemu wyników pracy, zasady zgłaszania potrzeb pracownika w związku z home office, zobowiązanie do wskazania przez pracownika jednego lub dwóch miejsc świadczenia pracy itp.
( 6 ) Regulacje dające możliwości kontroli przez pracodawcę warunków wykonywania pracy zdalnej przez pracownika i przestrzegania przez niego zasad bhp po jego uprzednim powiadomieniu.
( 7 ) Zasady powierzania sprzętu i narzędzi oraz wsparcia technicznego pracownika – m.in. zobowiązanie do nieudostępniania sprzętu innym domownikom lub osobom trzecim.
( 8 ) Instrukcja bezpiecznych i higienicznych zasad wykonywania obowiązków służbowych z domu – najczęściej jako załącznik do regulaminu, z którym pracownik koniecznie ma obowiązek się zapoznać (np. go podpisując). Dodatkowo można wprowadzić klauzule zobowiązujące podwładnego do udostępnienia miejsca, w którym zamierza świadczyć pracę zdalnie, celem oceny przez specjalistę bhp pod kątem bezpieczeństwa i odpowiedniego dostosowania.
Możesz zobaczyć ten artykuł, jak i wiele innych w naszym portalu Controlling 24. Wystarczy, że klikniesz tutaj.
