Jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy, wynikających z przepisów prawa pracy, jest prowadzenie dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników. Obowiązek ten nałożony został na pracodawców w treści art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy. Rzetelne jego dopełnienie jest szczególnie istotne ze względu na moc dowodową gromadzonych dokumentów, które pozwolą pracodawcy wykazać prawidłową realizację ciążących na nim obowiązków związanych z nawiązaniem stosunku pracy.

Należy wyraźnie podkreślić, że na gruncie ugruntowanej linii orzeczniczej Sądu Najwyższego w przypadku nieprowadzenia dokumentacji pracowniczej zgodnie z przepisami ciężar dowodu faktów, które dokumentacją taką powinny być objęte, spoczywa na pracodawcy. Można wskazać chociażby na orzeczenie z dnia 14 maja 1999 r. (sygn. akt: I PKN 62/99), w którym Sąd Najwyższy uznał, że pracodawca, który wbrew obowiązkowi przewidzianemu w art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy nie prowadzi list obecności, list płac ani innej dokumentacji ewidencjonującej czas pracy pracownika i wypłacanego mu wynagrodzenia, musi liczyć się z tym, że będzie na nim spoczywał ciężar udowodnienia nieobecności pracownika, jej rozmiaru oraz wypłaconego wynagrodzenia.

Prowadzenie dokumentacji pracowniczej rzetelnie i zgodnie z przepisami prawa pozwoli także uniknąć nieprzyjemności podczas kontroli prowadzonych u pracodawcy przez takie instytucje, jak Państwowa Inspekcja Pracy, urząd skarbowy, Zakład Ubezpieczeń Społecznych czy Generalna Inspekcja Ochrony Danych Osobowych.

Wykroczenie przeciwko prawom pracownika

Z punktu widzenia odpowiedzialności pracodawcy nieprowadzenie akt osobowych jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika, przewidzianym w art. 281 pkt 6 Kodeksu pracy. Podobnie, na mocy pkt. 7 tego przepisu, za wykroczenie przeciwko prawom pracownika uznać należy również pozostawienie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Oba te wykroczenia zagrożone są karą grzywny w wysokości od 1000 zł do 30 000 zł. W doktrynie zwraca się ponadto uwagę, że prowadzenie dokumentacji niezgodne ze stanem faktycznym może zostać uznane za fałszowanie dokumentacji, co może stanowić przestępstwo z art. 270 Kodeksu karnego, w świetle którego ten, kto – w celu użycia jako autentyczny – podrabia lub przerabia dokument lub takiego dokumentu jako autentycznego używa, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności od 3 miesięcy do lat 5 (K. Walczak, Kodeks pracy. Komentarz, C.H. Beck, Wyd. 9, Warszawa 2013).

Odpowiedzialność odszkodowawcza pracodawcy

Dodatkowo w wyroku z dnia 13 października 2004 r. (sygn. akt: II PK 36/04) Sąd Najwyższy wskazał, że pracodawca może też ponieść odpowiedzialność odszkodowawczą za odmowę poświadczenia zatrudnienia w warunkach szkodliwych lub w szczególnym charakterze, jeżeli wynika to z nienależytego wykonania obowiązku prowadzenia dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy i akt osobowych pracownika. Oznacza to, że w pewnych okolicznościach pracodawca ponosić może także odpowiedzialność odszkodowawczą.

Full access available for logged users only. Log in or select the best subscription option here..

Log in Order a subscription

Also check

Rachunek kosztów ciągłego doskonalenia. Wprowadzenie teoretyczne

CiRZ_5-6_64.jpg

Kaizen costing to nowoczesna metoda rachunkowości zarządczej, która dzięki rosnącej świadomości przedsiębiorców jest obecnie coraz częściej wykorzystywana w dążeniu do poprawy wyników finansowych przez firmy produkcyjne. Opiera się na systematycznym i nieprzerwanym doskonaleniu kosztów wszystkich procesów zachodzących w przedsiębiorstwie.

Read more

Czy już warto wdrażać controlling w chmurze?

CiRZ_5-6_54.jpg

Czy rozwiązania chmurowe wspierające controlling dojrzały na tyle, że można je stawiać na jednym poziomie z rozwiązaniami on-premises? W jakich przypadkach warto brać je pod uwagę, a kiedy zdecydowanie kierunkować się na rozwiązania tradycyjne? Jak można wykorzystać podejście hybrydowe tak, aby czerpać korzyści oferowanych przez oba rodzaje rozwiązań? Na te oraz inne pytania postaramy się odpowiedzieć w poniższym artykule.

Read more

Produktywność magazynu – przykład e‑commerce

CiRZ_04_14.jpg

Aby skutecznie konkurować na rynku i przede wszystkim dostarczać klientom produkty na czas, na miejsce i w odpowiedniej ilości, firmy muszą efektywnie zarządzać logistyką. Jest to bowiem, z punktu widzenia ostatecznego klienta – niezauważalny, ale dla firm – często kluczowy element, umożliwiający ich rozwój i skuteczną ekspansję na rynku.

Read more

Polecamy

Go to

Partners

Advertisement