Od 1 stycznia 2019 r. zostanie skrócony okres przechowywania akt pracowniczych

Rada Ministrów 24 października br. przyjęła przedłożony przez Ministra Rozwoju i Finansów projekt ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. Wskazana regulacja ma zacząć obowiązywać od 1 stycznia 2019 r.

Głównym założeniem projektu jest wprowadzenie zmian w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracowników i zleceniobiorców, dzięki czemu nastąpi zmniejszenie obciążenia biurokratycznego pracodawców. Źródłem przedstawionych zmian jest Plan na rzecz Odpowiedzialnego Rozwoju (100 zmian dla firm – pakiet ułatwień dla przedsiębiorców). Najważniejsze zmiany obejmują skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych oraz możliwość prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej.

Skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych

Ustawodawca zaproponował skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych z 50 do 10 lat. W tym zakresie rozpatrzono 3 sytuacje:

1. Pracownicy i zleceniobiorcy zatrudnieni od 1 stycznia 2019 r.

   Dla tej grupy podmiotów zaproponowano skrócenie przechowywania dokumentów pracowniczych do 10 lat. Wprowadzenie takiego rozwiązania jest możliwe dzięki przekazywaniu przez pracodawcę do ZUS imiennych raportów miesięcznych z danymi pracowników i zleceniobiorców, które umożliwią ustalanie ich prawa do wybranego świadczenia i jego wysokości. Dane te będą zapisywane na koncie ubezpieczonego. Ubezpieczony będzie mógł je weryfikować za pośrednictwem Platformy Usług Elektronicznych ZUS lub na podstawie informacji o zaewidencjonowanych na koncie ubezpieczonego składkach tzw. informacji o stanie konta.

   Uzasadnieniem dla takiej regulacji jest zagwarantowanie pracownikowi lub zleceniobiorcy bezpieczeństwa. Nie będzie on bowiem zobowiązany do udowadnia danych znajdujących się na jego koncie. Wyeliminuje to także konieczność uzyskiwania od byłego pracodawcy np. zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu (druk Rp-7) czy też poszukiwania następcy prawnego byłego pracodawcy lub podmiotu profesjonalnie przechowującego akta pracownicze ubezpieczonego. Zdaniem autorów projektu, zmiany przyczynią się do ułatwienia realizacji przez pracodawców obowiązków wynikających z przepisów prawa pracy.

2. Pracownicy, którzy nawiązali stosunek pracy po 31 grudnia 1998 r. a przed 1 stycznia 2019 r.

   Dla pracowników zatrudnionych w tym okresie, zgodnie z propozycją, zasadą będzie prowadzenie akt przez 50 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Skrócenie tego okresu do 10 lat będzie natomiast możliwe po złożeniu przez pracodawcę jednorazowego oświadczenia do ZUS o zamiarze przekazywania raportów informacyjnych z informacjami niezbędnymi do wyliczenia ranty i emerytury wszystkich zatrudnionych w tym okresie pracowników i zleceniobiorców oraz jeśli pracodawca faktycznie złoży te raporty. Złożenie wskazanego oświadczenia ma charakter dobrowolny i może zostać odwołane do czasu złożenia pierwszego raportu informacyjnego. Po rozpoczęciu procesu przesyłania raportów taka decyzja nie będzie mogła zostać zmieniona (dotyczy to wszystkich zatrudnionych pracowników).

3. Pracownicy zatrudnieni przed 1 stycznia 1999 r.

   W tym przypadku nie nastąpią żadne zmiany. Wynika to z faktu, że za takiego pracownika, pracodawca nie może złożyć raportu informacyjnego. Z tego względu pracodawca jest zobowiązany do przechowywania dokumentacji pracowniczej przez okres 50 lat.

Prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej

Zgodnie z obowiązującymi przepisami pracodawcy mają obowiązek prowadzenia akt tylko w formie papierowej. W projekcie zaproponowano pracodawcy wybór prowadzenia oraz przechowywania dokumentacji pracowniczej w postaci papierowej lub elektronicznej. Obie te formy będą sobie równoważne.

Dotychczasowe akta w formie papierowej mogą zostać zmienione przez pracodawcę na formę elektroniczną poprzez ich zeskanowanie i zapisanie na informatycznym nośniku informacji. Digitalizacja akt osobowych będzie odpowiednio zabezpieczona, żeby nie dochodziło do utraty danych przez pracodawców.

Zmiana postaci prowadzonych akt osobowych jest uzasadniana zmniejszeniem kosztów ich przechowywania. Istotny jest również fakt, że dzięki takiej formie akt nastąpi poprawa jakości dokumentów, które nie będą już narażone na zużycie. Przyśpieszy to również proces opracowywania dokumentów oraz skróci się czas przeszukiwania akt.

Szczegółowe informacje dotyczące przechowywania akt osobowych przez pracodawcę zostaną określone w rozporządzeniu wydanym przez ministra właściwego do spraw pracy w porozumieniu z ministrem cyfryzacji.

Zmiany zasady wypłaty wynagrodzenia do rąk własnych pracownika – przyjęcie jako preferowanej bezgotówkowej formy wypłaty wynagrodzeń dla pracowników

Obecne przepisy (art. 86 §3 Kodeksu pracy) jako podstawową zasadę przyjmują wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych pracownika, chyba że inny sposób wypłaty uregulowany został w układzie zbiorowym pracy lub pracownik uprzednio wyrazi na to zgodę na piśmie.

Z danych Banku Światowego wynika, że w 2014 r. 77,8% pracowników w Polsce otrzymywało wynagrodzenia na rachunki płatnicze. Biorąc zatem pod uwagę, że coraz bardziej powszechna staje się wypłata bezgotówkowa, zaproponowano, żeby to właśnie ta forma stawała się wiodącą. Pracownicy zachowają jednak możliwość otrzymywania wypłaty gotówką po złożeniu stosownego wniosku (w formie pisemnej lub elektronicznej).

Autorzy projektu widzą w tej zmianie także sposób na ograniczenie szarej strefy. Uzasadniają to tym, że płatności gotówkowe, w przeciwieństwie do elektronicznych, nie pozostawiają śladu, zatem łatwo ukryć przekazanie środków. Zmniejszenie roli gotówki w gospodarce na rzecz płatności elektronicznych przyczyni się zatem do ograniczenia szarej strefy, wpłynie pozytywnie na konkurencję między uczciwymi podmiotami oraz zwiększy dochody sektora finansów publicznych.